Exchange Alternative

 

Die Exchange Alternative – es muss nicht immer Microsoft Exchange sein

Microsoft Exchange ist eine der am weitesten verbreiteten Collaboration-Software und findet in zahlreichen deutschen Unternehmen Anwendung. In den letzten Jahren werden die zahlreichen Alternativen zu diesem Dienst von Microsoft jedoch immer beliebter. Für viele Unternehmen verspricht die Verwendung einer Exchange Alternative sogar wesentlich mehr Vorteile als die Verwendung von Exchange selbst.

 

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Warum auf eine Exchange Alternative setzen?

Im Bereich der E-Mail-Infrastruktur stellt Microsoft einen unangefochtenen Marktführer dar. In Kombination mit dem E-Mail-Programm Outlook werden von dieser Software die meisten wichtigen Funktionen erfüllt. Dennoch setzen immer mehr Unternehmer auf eine Exchange Alternative und kehren dem Marktführer dadurch den Rücken. Dieser Umstand liegt vor allem daran, dass selbst in den neuesten Versionen von Outlook und Exchange einige gravierende Nachteile nicht ausgebessert werden konnten. 

Der standardmäßige Mailing-Server von Microsoft ist eines der ressourcenhungrigsten Systeme auf dem Markt und muss aufgrund seiner übermäßig hohen Komplexität professionell administriert werden. Darüber hinaus sorgt die streng regulierte Lizenzpolitik von Microsoft bei vielen Nutzern für großen Unmut. Die dem Produkt zugrundeliegende Technik ist dabei jedoch alles andere als zeitgemäß. Mit dem veralteten PST-Format sowie einem MAPI-Interface, welches langsam durch Exchange Web Services ersetzt wird,  verspielt der Anbieter die Chancen der neuen Technologien. Letztlich sind sämtliche Groupware-Funktionen dieser Software nur in Kombination mit dem von Microsoft vertriebenem Dienst Outlook verwendbar. Andere Clients können mit diesem Programm nicht verbunden werden. 

Neben diesen zahlreichen Nachteilen werden vor allem kleinere Unternehmen aufgrund des Wegfalls des Microsoft SBS-Servers sehr hohen Lizenzkosten ausgesetzt, oder alternativ auf Office 365 mit sehr geringem Funktionsumfang verwiesen. Die meisten Alternativen auf dem Markt setzen vor allem an diesen bekannten Nachteilen des Marktführers an und sorgen dadurch für attraktive Angebote. Deshalb lohnt es sich für jeden Unternehmer, die vielfältigen alternativen Ansätze zu überprüfen und das eigene Unternehmen auf eine effizientere Lösung umzustellen.

 

Optimale Outlook-Anbindung

Viele Unternehmer sind skeptisch, wenn es um die Umstellung des eigenen Unternehmens auf eine Exchange Alternative geht. Das liegt vor allem daran, dass über 70 Prozent aller Unternehmen vollständig auf die Nutzung des Mailing-Services Outlook setzten. Bekanntlich gehören diese beiden Dienste zusammen, da die Nutzung von Microsoft Exchange den Funktionsumfang von Outlook stark erweitert.

 

E-Mail
 

Der erweiterte Funktionsumfang wird jedoch nicht nur durch die Lösung von Microsoft gewährt. Auch bei der Nutzung einer Exchange Alternative profitieren Sie von dem gewöhnten Funktionsumfang Ihrer Mailing-Software. Die meisten Lösungen versprechen dabei eine vollständige Outlook-Anbindung mit einem transparenten Angebot aller Funktionen. Ergänzend dazu werden jedoch noch viele weitere Client-Anbindungen von den Alternativen unterstützt. Plattformunabhängig können die offenen Schnittstellen mit vielen unterschiedlichen Systemen verbunden werden und sorgen deshalb für innovative Erweiterungsfunktionen. Hierbei profitieren Nutzer vor allem davon, dass es sich bei diesen Lösungen um Open Source Software handelt. Das bedeutet, dass der grundsätzliche Programmcode dieser Software öffentlich zugänglich ist und die Nutzer selbst zahlreiche attraktive Erweiterungen und Zusatzfunktionen in das Programm integrieren können.

 

Vielfältige Funktionen bei absoluter Wirtschaftlichkeit

Einer der größten Vorteile bei der Verwendung einer Exchange Alternative besteht darin, dass durch die Nutzung dieser Software nur sehr niedrige Gesamtkosten entstehen. Trotz hohem Funktionsumfang locken viele Anbieter mit günstigen Preisen sowie einer hohen Flexibilität. In der Regel wir von den Anbietern stets eine kostenfreie Edition angeboten, um eine besonders wirtschaftliche Nutzung zu ermöglichen. Darüber hinaus ist es üblich, dass einige kostenpflichtige Supportlinien innerhalb von kommerziellen Produktlinien angeboten werden. Für die Kunden bedeutet dies jedoch eine wesentlich höhere Qualität des Supports, da die Kosten vollständig für diesen aufgewendet werden. 

Eine weitere wesentliche Eigenschaft dieser Lösungen besteht in einer vollständig unabhängigen Arbeitsweise. Eine Exchange Alternative kann in der Regel sowohl auf Windows, Linux als auch auf Mac OS installiert sowie verwendet werden. Darüber hinaus unterstützen viele Lösungen neben dem Outlook-Client ebenfalls zahlreiche andere Clients. Sämtliche Clients können dabei problemlos mithilfe von Bordmitteln gesichert werden. Außerdem beherrschen die meisten Systeme sämtliche Standardprotokolle wie POP3, Imap und SMTP. Alle registrierten Benutzer können sowohl lokal verwaltet als auch aus einem bestehenden Active- oder LDAP-Verzeichnis importiert werden. Letztlich ist auch eine Exchange Alternative vollständig mit Microsofts Dienst ActiveSync kombinierbar. Dadurch wird der Abgleich der Daten mit mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets ermöglicht. Passen Sie Ihr Unternehmen nicht auf eine bestimmte Groupware-Lösung an, sondern wählen Sie eine Groupware, die sich Ihrem Unternehmen anpasst.

 

Welchen Funktionsumfang hat eine Exchange Alternative?

Jede Exchange Alternative besitzt einen enormen Funktionsumfang. Dadurch versuchen die Hersteller den hohen Anforderungen von Anwendern und Administratoren zugleich gerecht zu werden. Dabei steigen die gängigen Anforderungen der Nutzer an ein Mailing- oder Groupware-System mit jeder neuen Innovation. Für Administratoren ist vor allem wichtig, dass die Exchange Alternative skalierbar ist und sich sowohl sicher als auch nahtlos in das bestehende System einfügen lässt. Darüber hinaus soll die Exchange Alternative ebenfalls leicht zu administrieren sein und dennoch sämtliche Attacken durch Spam oder Viren abhalten können. 

Neben diesen überaus wichtigen technischen Aspekten stehen aber vor allem die Anforderungen der Anwender im Vordergrund. Den meisten Nutzern ist es wichtig, dass sich die Exchange Alternative optimal der Universalität des Internets sowie der ständigen Verfügbarkeit von modernen Cloud-Anwendungen anpasst. Darüber hinaus muss die Exchange Alternative ebenso einfach zu bedienen sein wie gängige Web-Mailing-Dienste. Die Ansprüche der Anwender sind dabei vor allem durch die praktischen Anforderungen der modernen Arbeitswelt geprägt. Diese hingegen zeichnet sich vor allem durch eine zunehmende Mobilität, Home-Office sowie durch immer leistungsstärker werdende mobile Endgeräte aus. 

Um allen diesen Anforderungen gerecht werden zu können, zeichnet sich eine Exchange Alternative grundsätzlich durch folgenden Funktionsumfang aus: 

  • funktionsreiche Terminverwaltung
  • Reservierbarkeit von Ressourcen
  • Nutzbarkeit von E-Mails, Kontakten und Aufgaben in einem Team
  • erweiterte Verwaltungsfunktionen wie das Festlegen von Vertretungsregeln
  • Push-Mail-Funktion
  • Synchronisation von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Kontakten mit mobilen Endgeräten.

 

 

Die Auswahl der Exchange Alternative

Für die Auswahl des Systems sollte bereits im Vorfeld genau abgewogen werden, welche Funktionen im laufenden Betrieb benötigt werden. Die zahlreichen auf dem Markt angebotenen Produkte decken zwar alle ein ähnliches Spektrum ab, haben sich jedoch auf völlig andere Schwerpunkte spezialisiert. Aus diesem Grund müssen für die Auswahl der Alternative einige zentrale Fragen geklärt werden. Es gibt einige Lösungen, die sich auf die Erstellung eines besonders komfortablen Mailing-Clients konzentriert haben. Andererseits haben sich einige Hersteller vor allem mit der Erstellung effizienter Groupware-Funktionen beschäftigt. In diesen Lösungen sind vor allem die Funktionen wie der Kalender und die Aufgabenverwaltung besonders weit entwickelt. 

Ein weiterer wichtiger Punkt, der beachtet werden sollte, ist die Anbindung zu mobilen Endgeräten. Hierbei ist vor allem wichtig, welche Geräte verwendet werden und demnach mit dem System kompatibel sein müssen. Die meisten Android-Geräte sowie iPhone und iPad sind aus dem Stand verwendbar. Darüber hinaus sind ebenfalls die Anforderungen an das integrierte Sicherheitssystem entscheidend. Wünsche bezüglich ausgefallener Antivirus- und Spam-Filter sollten ebenso bei der Auswahl des Systems berücksichtigt werden. Letztlich ist von entscheidender Bedeutung, ob Sie über das System auch Unified Communications abbilden wollen. 

Eine Exchange Alternative kann Ihnen dadurch wesentlich mehr Funktionen und Möglichkeiten bieten als die Lösung von Microsoft. Das ausgewählte Programm wird dabei individuell an Ihr Unternehmen angepasst und deckt genau die Funktionen ab, die Sie benötigen. Aus diesem Grund sind diese Alternativen nicht immer einfacher zu implementieren oder mit weniger Aufwand zu administrieren als die Lösung von Microsoft. Aufgrund der interessanten Auswahlmöglichkeiten ist es jedoch immer möglich, eine optimale Lösung zu finden, die genau zu Ihnen passt.

 
Zarafa Kopano

Die Kopano Groupware

Die Groupware Kopano stammt aus der Softwareschmiede Kopano (ehemals Zarafa) und ist der offizielle Nachfolger der nach dem Unternehmen benannten Software. In dem niederländischen Unternehmen hat man sich dafür entschieden, innovative Konzepte und Ideen zu verfolgen, um eine überzeugende Exchange Alternative zu erstellen. Bei dieser Software erfolgt die Outlook-Anbindung an einen Linux-Mailing-Server deshalb über die ActiveSync-Schnittstelle. Diese wurde direkt in den Server implementiert und ermöglicht deshalb eine vollständig transparente Anbindung des Outlook-Clients. Weiterhin sorgt diese Schnittstelle dafür, dass der gesamte Datenaustausch in Echtzeit erfolgt und dabei vom Administrator überwacht werden kann. Hierfür muss lediglich eine kleine Client-Komponente an jedem Arbeitsplatz installiert werden. 

 

 

Diese Exchange Alternative überzeugt dabei vor allem durch den vollständigen Funktionsumfang. Es ist also problemlos möglich, die Software mit den Outlook-Versionen 2013 oder 2016 zu verbinden. Darüber hinaus ermöglicht diese Lösung eine ausgefeilte Synchronisation mit mobilen Geräten.

Neben dem Outlook-Client können natürlich ebenfalls zahlreiche andere Mail-Clients benutzt werden. Diese bewerkstelligen den gesamten E-Mail-Verkehr mit Hilfe von IMAP oder POP3. In der aktuellen Form dieser Software ist jedoch eine Anbindung des häufig auf Linux-Systemen verwendeten Clients "Evolution" noch nicht möglich.

 

Auch für mobile Anwender eine optimale Lösung

Insbesondere in der mobilen Anwendung gestaltet sich die Suche nach einer funktionalen Exchange Alternative oftmals schwierig. Kopano bietet jedoch ebenfalls mobilen Anwendern und jenen, die nicht über einen originalen Outlook-Client verfügen, eine attraktive Webanwendung sowie die vollständig in den Desktop integrierte DeskApp. Die Entwickler haben sich bei der Gestaltung ihrer browserbasierten WebApp vollständig an ihrer Originalsoftware orientiert. Dadurch wird ebenfalls in der mobilen Anwendung ein flüssiger Umgang mit der gewohnten Umgebung ermöglicht. Um dies zu erreichen verwendeten die Hersteller zahlreiche Ajax-Komponenten, die sowohl das Aussehen als auch das Arbeitsgefühl der Desktopanwendung optimal einfangen. Dadurch war es möglich, die originale Software auf den unterschiedlichen Displaygrößen sowohl originalgetreu als auch benutzerfreundlich darzustellen.

Mobile Exchange Alternative
 

Der erweiterte Funktionsumfang wird jedoch nicht nur durch die Lösung von Microsoft gewährt. Auch bei der Nutzung einer Exchange Alternative profitieren Sie von dem gewöhnten Funktionsumfang Ihrer Mailing-Software. Die meisten Lösungen versprechen dabei eine vollständige Outlook-Anbindung mit einem transparenten Angebot aller Funktionen. Ergänzend dazu werden jedoch noch viele weitere Client-Anbindungen von den Alternativen unterstützt. Plattformunabhängig können die offenen Schnittstellen mit vielen unterschiedlichen Systemen verbunden werden und sorgen deshalb für innovative Erweiterungsfunktionen. Hierbei profitieren Nutzer vor allem davon, dass es sich bei diesen Lösungen um Open Source Software handelt. Das bedeutet, dass der grundsätzliche Programmcode dieser Software öffentlich zugänglich ist und die Nutzer selbst zahlreiche attraktive Erweiterungen und Zusatzfunktionen in das Programm integrieren können.

 

Mehr Funktionen in der kostenpflichtigen Version

Ein Upgrade der kostenfreien Version zur kostenpflichtigen Version ist in vielen Situationen sinnvoll. Neben dem grundsätzlichen Funktionsumfang verfügt die kostenpflichtige Version über zwei weitere umfangreiche Komponenten. Hierbei handelt es sich um die Programme Kopano Files und Kopano Web-Meetings. Mithilfe von Kopano Files können Anwender sämtliche Dateien umfassend verwalten und verschiedene Dateiverzeichnisse aus unterschiedlichen Quellen einbinden. Die eigene Kopano Umgebung wird damit zu einem modernen cloudbasierten Dienst. Kopano Web-Meetings hingegen ermöglicht das Abhalten von Online-Videokonferenzen. Beide Dienste sind dabei nahtlos in die WebApp bzw. DeskApp der Software integriert.

 

Optimale Konnektivität dank modernem ActiveSync

Durch die Verwendung des ActiveSync-Protokolls können Daten von mobilen Geräten mit dem Kopano-Server (ehemals Zarafa-Server) abgeglichen werden. Dadurch erreicht das System eine besonders hohe Konnektivität und kann mit einer Vielzahl der Geräte auf dem Markt erreicht werden. Um diese Vorteile zu realisieren, haben die Entwickler auf die Schnittstellensoftware "Z-PUSH" zurückgegriffen. Dabei handelt es sich ebenfalls um eine Open-Source-Software, die in der Programmiersprache PHP verfasst wurde. Diese Software simuliert für das mobile Endgerät einen Exchange-Server und muss daher in der Regel nicht gesondert installiert werden. Dadurch kann Ihr Gerät sämtliche Kontakte und Termine problemlos mit dem Kopano-Server synchronisieren.

Kopano Mobil
 

Auf der anderen Seite sendet der auf dem Server integrierte Push-Service sämtliche eingehenden E-Mails sofort an Ihr mobiles Endgerät weiter. Hierbei werden ebenfalls sämtliche am PC erstellten Termine und Aufgaben an Ihr Mobilgerät übersendet. Der Zugang von Blackberries ist über ActiveSync ebenfalls einfach möglich. Android-Smartphones werden bereits von der kostenfreien Version nativ unterstützt. Letztlich profitieren viele Unternehmer hierbei ebenfalls von der umfangreichen Archivierungsfunktion, die durch Benno MailArchiv bereitgestellt wird. Benno MailArchiv wird über ein Plugin nahtlos in die Kopano DeskApp bzw. WebApp integriert. Dadurch können sämtliche Mails und Nachrichten übersichtlich abgespeichert und gegen einen Systemausfall gesichert werden. Die Schnelle suche erlaubt, E-Mails jederzeit in Sekunden innerhalb der Kopano Groupware zu finden.

 

Umfangreiche Funktionen bei minimalen Kosten

Kopano wurde vollständig als Open-Source-Lösung entwickelt und besteht deshalb zum Großteil aus den Standardkomponenten MySQL und Apache. Dadurch wird vor allem eine vollautomatische Installation problemlos realisiert. Darüber hinaus ist es dem Unternehmen jedoch möglich, die umfangreichen Funktionen der Software zu einem besonders niedrigen Preis anzubieten. Kopano selbst sieht hierbei eine reines Subscription-Modell auf Jahresbasis vor. Für eine Basic-User-Lizenz erhebt das Unternehmen lediglich eine Gebühr von 15 Euro pro Jahr. Eine Pro-User-Lizenz hingegen ist für 30 Euro pro Jahr erhältlich. Aus diesem Grund hat sich Kopano bei vielen Unternehmen in Deutschland zur beliebtesten Exchange Alternative entwickelt. Sowohl die Popularität dieser Software als auch ihre Community erfreuen sich einem ständigen Wachstum.

 

Alle Vorteile in einem Blick

Nutzer dieser Software erfreuen sich vor allem an folgenden attraktiven Vorteilen:

  • günstiger Preis
  • vollständige Outlook-Integration
  • intuitives Web-Interface
  • Unterstützung zahlreicher mobiler Endgeräte
  • großer Funktionsumfang.

 

Vorteile im Überblick
 
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