Kostengünstiger Mailserver

30
Jun/17

Ein kostengünstiger Mailserver – wie und warum?

Ein eigener Mailserver – mehr noch: ein kostengünstiger Mailserver auf Open Source-Basis – was für den einen Privatanwender ein kaum zu erreichendes Ziel und für den anderen ein Wochenendprojekt von mittlerem Schwierigkeitsgrad ist, kann für Unternehmen und Institutionen einen Gewinn darstellen: mehr Kontrolle, mehr Sicherheit, mehr Integration. Aber was ist beim Aufsetzen eines solchen Servers zu beachten? Welche Probleme sind zu erwarten? Und wie gelingt dieser Schritt, ohne das Budget über Gebühr zu belasten? Wir möchten Ihnen im Folgenden einen ersten Einblick geben, damit Sie eine informierte und nachhaltige Wahl treffen können. Wir erklären die Grundlagen und die Nomenklatur, werfen einen Blick auf gängige Standards und ihre Nachteile und zeigen Ihnen im Abschluss ein Beispiel für eine Rundum-sorglos-Lösung, die diesen Spagat hinbekommt: nicht nur ein Mailserver, ein kostengünstiger Mailserver.

E-Mail, selbstverständlich und unverzichtbar

E-Mail spielt im Bereich der elektronischen Kommunikation eine merkwürdige Doppelrolle: Sie ist eine der ältesten Funktionen des Internets (weit älter etwa als das World Wide Web) und besitzt dennoch einen großen Nutzerkreis (anders als das Usenet). Tatsächlich gilt der Datenverkehr in Form elektronischer Post unverändert als der meistgenutzte Dienst im Netz. Der wichtigste Grund hierfür ist wohl die Unkompliziertheit und gleichzeitige Vielseitigkeit des Mediums: Mails sind schnell geschrieben, beantwortet und weitergeleitet, und sie transportieren als Anhang beliebige Datenformate fast ohne Verzögerung zum Empfänger.

Aber so selbstverständlich den meisten der Gebrauch von E-Mail ist, so wenig steht die Performanz von Mailservern im Fokus der allgemeinen Wahrnehmung. Anders als beispielsweise bei Webservern macht sich kaum jemand Gedanken über die Verfügbarkeit von Mailservices oder die Erreichbarkeit des Adressaten. E-Mail funktioniert einfach, und die größte Sorge, die Nutzer mit ihr verbinden, ist, dass sie zu viel davon erhalten, nicht zuletzt in Form lästiger Spam-Mails.

Für die geschäftliche und behördliche Nutzung von E-Mail ist natürlich auch ein anderer Aspekt von Belang: Mit kaum einem anderen Kommunikationsmedium werden mehr vertrauliche Informationen transportiert. Und oft genug reicht schon das Vorhandensein einer bestimmten Anzahl von Mails aus, um Schaden anzurichten. So dürften beispielsweise die Unmengen von E-Mails auf dem Laptop von Anthony Weiner den Wahlkampf von Hillary Clinton zumindest nachteilig beeinflusst haben. Ob Angebote, Gehaltslisten, Strategiepapiere oder andere Interna: Auf die Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit von E-Mail-Diensten stützen sich Millionen von Nutzern täglich, aber viele davon ohne Überblick, wie eine E-Mail im Zusammenhang mit ihrer IT-Infrastruktur funktioniert oder welche Optionen für Verbesserungen in diesem Bereich vorliegen.

E-Mail sollte nicht unsicherer sein als unbedingt nötig – und muss dabei nicht das Budget strapazieren. Im Folgenden möchten wir Ihnen einen kleinen Überblick verschaffen, was ein kostengünstiger Mailserver für Sie tun kann und wie Ihr kostengünstiger Mailserver aussehen könnte.

Grundlagen: Ein Überblick über die Technologie von E-Mailservern

E-Mail ist im Kern einfach ein Netzwerkprotokoll, das das Format der Nachrichten vorgibt und durch das Internet weiterleitet, das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Um den ein- und ausgehenden Verkehr von Mails zu regeln, bedarf es eines Mailservers. Auch wenn Mailserver in der Regel als in sich geschlossene Anwendungen zu beziehen sind (kommerziell oder als Open Source-Software), sind sie eigentlich eine Kollektion von einzelnen Programmen, die unterschiedliche Aufgaben ausführen: MTAs (Mail Transfer Agents) übernehmen die Anlieferung von Mails, MDAs (Mail Delivery Agents) die Annahme und Verteilung an einzelne Empfänger im lokalen Netzwerk.

Heutzutage ist es normal, seine Mails mithilfe eines E-Mail Client (oder analog zu den vorherigen Akronymen: MUA (Mail User Agent)) vom Server abzurufen und auf bestimmte Weise verwalten und bearbeiten zu können. Mailclients haben im Allgemeinen stets eine ähnliche Benutzeroberfläche und ermöglichen es, Mails direkt zu beantworten, weiterzuleiten oder ganz nach dem eigenen Gutdünken in Ordnern abzulegen. Um die Nachrichten vom Mailserver abzurufen, werden Protokolle wie POP (Post Office Protocol) oder das neuere IMAP (Internet Message Access Protocol) genutzt, wobei POP standardmäßig die Mails vom Mailserver herunterlädt und dabei vom Server löscht, während IMAP die Mails auch auf der Serverseite belässt und damit die Nutzung mehrerer Clients pro Mailkonto erleichtert.

Im weiteren Verlauf sind neue Funktionen im Bereich E-Mail hinzugekommen. Zum Beispiel bietet Push Mail die Möglichkeit, Mails bei ihrem Eintreffen immer sofort zum Client oder mobilen Endgerät des Empfängers weiterzuleiten. Der E-Mail Empfang gestaltet sich dann also wie bei SMS oder einem mobilen Messenger.

Ein kostengünstiger Mailserver als Open Source-System: Linux & Co.

Nicht zuletzt die eingangs erläuterten Überlegungen zur Sicherheit des Mailverkehrs im eigenen Unternehmen oder in der eigenen Institution werfen die Frage auf, ob der Betrieb eines eigenen Servers nicht sinnvoll und wünschenswert ist. Auch finanzielle Aspekte sind zu beachten, denn ein kostengünstiger Mailserver ist heutzutage ohne Weiteres zu realisieren.

Schon für das zugrunde liegende Betriebssystem müssen – abgesehen vom Administrationsaufwand und der Hardware – keine nennenswerten Kosten anfallen. Die Schätzungen des Marktanteils von auf Linux basierenden Servern im Internet sind uneinheitlich, liegen aber deutlich über 30, gelegentlich sogar über 50 Prozent. Was Webservern recht ist, darf Mailservern billig sein: Linuxsysteme haben sich auf dem Servermarkt seit Jahren als stabil, sicher und zuverlässig bewährt und sind in dem meisten Fällen ohne Kosten erhältlich. Was die Auswahl der konkreten Distribution angeht, gehen die Meinungen wie immer in diesem Fall auseinander. Eine Möglichkeit stellen Distributionen dar, wie etwa Ubuntu 16.04 LTS oder als notorisch sicher geltende wie, z.B. Debian im Stable Release. Wer es sich (oder seiner IT-Abteilung) zutraut, kann auch als „eher schwierig“ geltende Optionen ins Auge fassen, wie zum Beispiel das bekanntermaßen konservative Slackware Linux. Daneben haben auch andere unixoide Systeme wie FreeBSD oder OpenBSD ihre Anhänger.

Ist einmal eine stabile und sichere Grundlage mit dem Betriebssystem gelegt, bietet die Open Source-Landschaft der Anwendungsprogramme für Linux eine reichhaltige Auswahl für das weitere Vorgehen. Um einen Mailserver zu realisieren, benötigt der Anwender einen Mail Transfer Agent, das Standardbeispiel hierfür ist Postfix, und einen Mail Delivery Agent, zum Beispiel Dovecot. Dazu gesellt sich - je nach Mailserver - evtl. noch eine SQL-Datenbank zur internen Verwaltung: hier steht sicherlich die größte Auswahl zur Verfügung, und die wohl am häufigsten gewählten Optionen sind MySQL oder PostgreSQL. Zusätzliche Funktionalität liefern Virenscanner wie Amavis und Spamfilterprogramme wie SpamAssassin.


Ein kostengünstiger Mailserver in der Unternehmensumgebung und das Problem Microsoft Exchange

Wer seinen Mailserver in der geschilderten Form aufsetzt, hat bisher allenfalls Geld für die Hardware und das ausführende Personal ausgegeben, die genannten Betriebssysteme und Programme sind quelloffen, frei und gratis – soweit ist dies wirklich ein kostengünstiger Mailserver. Allerdings stößt man gerade in Unternehmen nun schnell auf ein Problem: Die Mitarbeiter in ihren Büros sind meistens an Windows-Systeme gewöhnt, selten für Alternativen zu begeistern und bestenfalls nur unter großem Aufwand in andere Systeme einzuarbeiten. Auch sind viele Branchen auf Software angewiesen, die nur auf Windows (und allenfalls MacOS) lauffähig ist.

Für die Bereitstellung einer E-Mail-Infrastruktur bedeutet dies konkret, dass der Mailserver mit dem E-Mail Client aus dem Hause Microsoft zusammenarbeiten können muss, nämlich Outlook. Und hier liegt die Schwierigkeit: Microsoft bietet seinen eigenen Mailserver an, Microsoft Exchange, für den Outlook als Client natürlich optimiert ist. Der Softwareriese hat allerdings wenig Interesse daran, Wettbewerbern in diesem Bereich das Feld zu überlassen. Die Folge ist, dass die Integration anderer Mailserver mit den Funktionen von Outlook leicht zur albtraumartigen Erfahrung für Administratoren wird. Die sich ständig wandelnde Palette der Funktionen macht den Client zum beweglichen Ziel, und mit den immer wieder neu erscheinenden Versionen ist es nicht immer einfach, Schritt zu halten. Ein Beispiel hierfür ist Microsofts eigene Push Mail-Funktion mit dem Namen ActiveSync. Von zentraler Bedeutung für E-Mail unter Beteiligung von Microsoft-Produkten ist außerdem MAPI (Messaging Application Programming Interface), die Programmierschnittstelle, über die auf die Funktionen von Outlook und Exchange zugegriffen werden kann.

Die Exchange Alternative: Ein kostengünstiger Mailserver als integrierte Lösung am Beispiel Kopano

Völlig unmöglich ist die Integration von Outlook mit Open Source Software auf der Serverseite aber nicht. Bevor wir aber näher auf eine solche integrierte Lösung eingehen, sei bemerkt, dass eine derartige Herangehensweise im Gegensatz zur weiter oben vorgestellten Selbstbaulösung diverse Vorteile bietet: Ein selbst zusammengestellter kostengünstiger Mailserver ist in seiner Funktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit auch fehleranfällig. Sein fehlerfreies und verlässliches Funktionieren ist nicht nur vom fehlerfreien Arbeiten des ausführenden Personals abhängig (einschließlich endloser Stunden der Fehlersuche); auch ist die Integration zwischen verschiedenen Versionen der zahlreichen benötigten Komponenten nicht immer zu 100 Prozent zu garantieren, und das ohne mögliche Gewährleistung eines Herstellers.

Das niederländische Unternehmen Kopano (früher bekannt unter dem Namen Zarafa) bietet seit Langem Mailserver-Lösungen an, die auf Open Source Software basieren und sich nahtlos mit Outlook als Client integrieren lassen. Mit der Zeit hat Kopano ein umfassendes Portfolio zum Thema Groupware erarbeitet, in dem ein kostengünstiger Mailserver nur ein Thema unter mehreren darstellt, wenn auch ein zentrales. Die Funktionen ohne direkten Zusammenhang mit E-Mail umfassen Messenger, Videokonferenzen und vieles mehr. Diese breite Palette an Funktionen macht das Angebot von Kopano zu einer echten Alternative zur Gratislösung, und das zum kleinen Preis.

In Sachen Mail ist die Ausstattung bei Kopano ohnehin lückenlos: Mit Kopano Core steht ein leistungsfähiger kostengünstiger Mailserver zur Verfügung, mit dem sich auch Outlook (ab Version 2013) per ActiveSync problemlos verbinden kann. Die Verwaltung der Daten erledigt eine MySQL-Datenbank. Wer auf Outlook wiederum verzichten kann oder will, wird zweifach bedient. Kopano WebApp ist ein komfortabler Webclient, der auf die Funktionalität von Kopano Core genau abgestimmt und durch Plug-ins vielfältig erweiterbar ist. Als native Desktopanwendung kommt die nahtlos in den Desktop integrierte Kopano DeskApp hinzu, die für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar ist.

Weitere Komponenten tragen Funktionen bei, die von E-Mail-Clients nicht als Standard zu erwarten sind: Kopano Outlook Extension erweitert die Integration mit Outlook um weitere Funktionen, die nur auf der Basis von ActiveSync nicht zu bekommen waren, etwa die Nutzung von Kalendern oder Adressbüchern. Für die Kommunikation mit Mobilgeräten nutzt Kopano Z-Push, eine quelloffene Alternative zu ActiveSync und die Grundlage für die mobilen Funktionen der Outlook Extension.


Zusammenfassung

Sie sehen, ein kostengünstiger Mailserver kann verschiedene Formen annehmen. Abzuwägen ist hier vor allem der Aufwand bei der Bereitstellung einer Gratislösung, bei der vollständige Integration mit vorhandenen proprietären Lösungen nur schwer zu erreichen ist. In der anderen Waagschale liegen dagegen die (geringen und vertretbaren) Kosten beim Einkauf einer vollständigen und perfekt integrierten Lösung, bei deren Entwicklung Ihnen die Probleme des Eigenbaus durch einen namhaften Hersteller abgenommen wurden. Und zwar ist dies eine Lösung, die dennoch größtenteils auf Open Source-Technologie basiert. Wie Sie sich auch entscheiden, Sie erhalten in jedem Fall eines: einen kostengünstigen Mailserver.

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