„Die einzige Option war
eine eigene Software“

11
Dez/18

Ein Gespräch mit Ansgar Licher über das Benno MailArchiv

LWsystems-Geschäftsführer Ansgar Licher und seine Kollegen hatten vor 12 Jahren eine Idee: Sie wollten ein eigenes System für die Mail-Archivierung entwickeln, um es ihren Kunden anbieten zu können. Mittlerweile ist die Software schon seit 10 Jahren auf dem Markt. Wie es dazu kam, für wen die bestehenden Lösungen geeignet sind und welche Vorteile sie haben, erklärt Ansgar Licher in folgendem Interview mit der LWsystems-News-Redaktion.

Benno MailArchiv Screenshot
Screenshot Benno MailArchiv

Herr Licher, was ist das Benno MailArchiv?

Benno MailArchiv ist eine Lösung, um E-Mails einfach, preiswert und revisionssicher zu archivieren- und schnell zu finden.

Warum sollte ich E-Mails archivieren?

Als Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, E-Mails so zu archivieren, dass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. Eine Archivierung beispielsweise auf einer CD ist vor der Finanzverwaltung keine ausreichende Lösung. Schließlich könnten Sie – zugegebenermaßen mit einigem Aufwand und Wissen – die Mails im Nachgang verändern. Deshalb fordert der Gesetzgeber, dass alle Unternehmen, egal welcher Größe, ein revisionssicheres System zur Mail-Archivierung nutzen. Aber nicht nur aus rechtlichen Gründen ist eine Archivierung sinnvoll. Sie bietet über die Gesetzeskonformität hinaus auch viele Vorteile – besonders Benno MailArchiv.

Welche Vorteile sind das?

Ich nenne als erstes gerne die einfache Suche. Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine E-Mail zu einem bestimmten Thema aus den vergangenen Jahren finden. Benno MailArchiv ist wirklich sehr schnell. Kaum haben Sie das Stichwort – oder auch mehrere Suchwörter – eingegeben, erscheinen alle archivierten E-Mails dazu. Benno MailArchiv indexiert fast alle Dateiformate im Volltext. Das macht die Suche auch bei langsamer Hardware extrem schnell. Das ist sehr praktisch und spart viel Zeit.

Darüber hinaus werden die Dateien „on the fly“ indexiert. Das bedeutet: Kaum haben Sie eine E-Mail abgeschickt oder empfangen, können Sie auch schon danach suchen. Dabei werden auch alle in den E-Mails enthaltenen Kopfzeilen beziehungsweise Mail-Header mitindexiert. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Sie auch nach darin aufgeführten Informationen suchen können.

Außerdem findet Benno MailArchiv wirklich alle relevanten E-Mails zu Ihren eingegebenen Suchwörtern – auch wenn die Begriffe in Anhängen fallen. Das System erkennt etwa 1.300 Dateiformate.  Egal ob es sich um ein PDF-, ein Word-Dokument oder einen Anhang in einem sehr exotischen Dateiformat handelt – es wird dem Suchenden angezeigt. Das funktioniert selbst, wenn die Anhänge zum Beispiel in einer ZIP-Datei einfach oder mehrfach komprimiert wurden.

Für wen ist Benno MailArchiv gedacht?

Tatsächlich sprechen wir vom Kleinstunternehmer bis zum großen Konzern alle Zielgruppen an. Dafür haben wir extra drei verschiedene Produkte im Markt. Benno MailArchiv, die Benno Cloud und die Benno Cloud Enterprise. Sprechen wir aber erst einmal über Benno MailArchiv, mit dem wir vornehmlich Kunden eine Lösung bieten, die sich selbst um den Aufbau, Betrieb und die Integration des Systems kümmern können und möchten. Häufig sind das Unternehmen im Mittelstand bis hin zu Konzernen. Sie erhalten von uns oder unseren Vertriebspartnern die Software und können diese durch ihre IT-Abteilung oder durch einen Dienstleister wie unsere Partner integrieren lassen.

Besonders für Betriebe, die häufig mit Compliance in Kontakt kommen, ist solch eine Software sinnvoll. Es gibt viele Unternehmen, bei denen die Auftraggeber die Einhaltung bestimmter Vorgaben verlangen – auch was den Umgang mit E-Mails angeht. Hier kann Benno MailArchiv genau die richtige Lösung sein.

Und für wen sind die Cloud-Lösungen interessant?

Mit Benno Cloud und Benno Cloud Enterprise sprechen wir besonders Kunden an, die eine preiswerte Lösung suchen und darüber hinaus nicht viel mit der Software zu tun haben möchten. Ich vergleiche es gerne mit dem Strom aus der Steckdose. Einmal beim Energieversorger angemeldet, fließt er von alleine. Ähnlich ist es bei der Mail-Archivierung mit Benno Cloud. Der Kunde bekommt ganz einfach einen Zugang zur Cloud und trägt seine Postfach-Daten ein. Seine E-Mails werden dann ohne sein weiteres Zutun abgerufen und für ihn archiviert.

Dabei handelt es sich um eine sichere, verschlüsselte Archivierung. Zudem erfolgt die Speicherung garantiert in Deutschland. Wir bieten zwei Cloud-Lösungen an. Benno Cloud ist für Unternehmen gedacht, die keinen eigenen Server zur Verfügung haben. Benno Cloud Enterprise richtet sich an Unternehmen jeglicher Größe, die einen eigenen Mailserver haben und ihre E-Mails einfach in der Cloud archivieren möchten.

Können auch Privatpersonen die Benno Cloud nutzen?

Ja, das ist selbstverständlich möglich. Privatpersonen sind zwar nicht dazu verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Doch wer seine Korrespondenzen sicher und bequem archivieren möchte, kann das ganz einfach über die Benno Cloud zu einem niedrigen Preis machen. Die Daten liegen dann sicher auf einem externen Server.

Kann ich Benno MailArchiv mit beliebigen Mailservern oder Groupware-Lösungen nutzen?

Ja, das können Sie. Wir haben Benno MailArchiv so entwickelt, dass es mit allen gängigen Mailservern und Groupware-Lösungen kompatibel ist. Daher ist es egal, ob Sie beispielsweise mit Microsoft Exchange, Office 365, Outlook, Kopano oder Open-Xchange usw. zum Empfangen oder Versenden Ihrer Mails arbeiten. Da wir offene Schnittstellen nutzen, können wir unterschiedlichste Mail-Lösungen ganz einfach anbinden.

Was ist das Einzigartige an Benno MailArchiv und Ihren Cloud-Systemen?

Wir haben Benno MailArchiv als Open-Source-Software angelegt. Das heißt, wir legen unseren Quellcode offen. Jeder, der möchte, kann sich den Code anschauen. Er muss also nicht die Katze im Sack kaufen, sondern kann die Software selbst prüfen oder überprüfen lassen. Wir freuen uns natürlich auch über Feedback, um die Software immer noch besser machen zu können.

Der offengelegte Quellcode hat aber für Kunden auch noch einen weiteren entscheidenden Vorteil. Bei vielen Systemen binden sich die Anwender an den Softwareanbieter, weil ein Umzug oder Wechsel zu einem anderen System technisch nicht möglich oder sehr kompliziert ist. Diese Herstellerabhängigkeit wird auch „Vendor lock-in“ genannt. Diese Abhängigkeit ist natürlich besonders dann ein Problem, wenn ein Hersteller sein System nicht mehr weiterentwickelt, zum Beispiel weil er sich vom Markt zurückgezogen hat. Durch die Quelloffenheit von Benno MailArchiv und die Offenheit der verwendeten Datenformate in Benno MailArchiv steht es unseren Kunden jederzeit frei, sich für einen anderen Anbieter zu entscheiden.

Warum ist das denn etwas Besonderes?

Wir kennen kaum Anbieter, die in Bezug auf Mailarchivierung so arbeiten. Viele Unternehmen, die Software entwickeln, legen ihre Quellen nicht offen. Damit verschaffen sie sich natürlich auch Kundenbindung. Wir möchten unsere Kunden aber nicht zwingen, mit unserem System zu arbeiten, sondern sie von der Qualität überzeugen.

Werden die E-Mails nach einer Zeit automatisch gelöscht?

Nein, das werden sie nicht. Von Seiten des Gesetzgebers können Mails zwar nach 6 beziehungsweise 10 Jahren gelöscht werden. Ein automatisches Löschen erfolgt bei Benno MailArchiv aber nicht.

Wenn Sie es wünschen, können E-Mails nach einer bestimmten Zeit entfernt werden. Das geht recht einfach, da Benno MailArchiv die archivierten E-Mails mit konfigurierbarer zeitlicher Aufteilung verwaltet – zum Beispiel monatlich, quartalsweise oder jährlich.

Es kann aber sinnvoll sein, die Mails über die gesetzlichen Fristen hinaus zu sichern. Manchmal ist es beispielsweise für ein Unternehmen wichtig, Vorgänge aus früheren Jahren anhand von E-Mails nachzuvollziehen. Dann lohnt sich die Aufbewahrung.

Wie kamen Sie eigentlich auf die Idee für Benno MailArchiv?

Durch unsere Kunden. Es war zwar nicht von Anfang an so geplant, aber wir sind nach unserer Gründung schnell mit dem Thema E-Mail- und Groupware-Lösungen in Kontakt gekommen. Als die Nachfrage nach einer guten Möglichkeit zur Mailarchivierung dann immer größer wurde, haben wir ihnen eine passende Lösung anbieten wollen und uns uns auf die Suche nach einem System gemacht, das wir ihnen guten Gewissens anbieten konnten.

Unsere Anforderung war erstens, ein offenes System anbieten zu können, also eines, mit dem die Kunden nicht ewig an den Anbieter gebunden sind. Zweitens wollten wir nichts verkaufen, dessen Qualität uns nicht zufrieden stellt. Aber der Markt war wirklich sehr überschaubar und wir haben letztlich keine Lösung gefunden, die zu uns und unseren Kunden gepasst hat. Das Thema Mail-Archivierung fallen zu lassen, war aber auch keine Option. Da blieb uns nur eine Lösung: Wir mussten selbst eine Software entwickeln. Und das haben wir dann getan. Nun ist Benno MailArchiv schon seit 10 Jahren auf dem Markt. Natürlich hat es sich seit den Anfängen stetig weiterentwickelt.  

Wie kommen Benno MailArchiv und die Cloud-Lösungen bei Ihren Kunden an?

Wir sind wirklich sehr zufrieden. Was vor Jahren quasi aus der Not heraus entstanden ist, ist mittlerweile zu einem unserer Hauptgeschäfte geworden. Ein bestehendes Team arbeitet tagtäglich an der Verbesserung der Software. Und auch unsere Kunden sind zufrieden. Ein wesentliches Hauptargument für die Nutzung von Benno MailArchiv ist sicherlich der Preis. Darüber sind natürlich besonders Kleinunternehmer oft glücklich. Sie sind durch die GoBD gezwungen, ihre Mails zu archivieren und haben durch die Benno Cloud ein System gefunden, dass es ihnen möglich macht, dies ohne große Kosten zu tun. So bleibt ihnen mehr Zeit für ihre wesentlichen Aufgaben.

Herr Licher, vielen Dank für die Einblicke und Informationen.

Sehr gerne.


Weitere Informationen zu Benno MailArchiv, Benno Cloud und Benno Cloud Enterprise gibt es unter www.benno-mailarchiv.de.

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Ansgar Licher

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