E-Mails rechtssicher archivieren

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Nov/11

Rechtssichere E-Mails

E-Mails haben im Leben vieler Menschen den Brief oder die Postkarte nahezu ersetzt. Geburtstagsschreiben, Einladungen, Weihnachtsgrüße – viele private Zeilen sind mittlerweile elektronisch unterwegs. Ebenso verläuft es im Büro. Rechnungen und weitere geschäftliche Dokumente werden meist per Mail verschickt. Diese sollten dringend archiviert werden. Zum größten Teil müssen sie sogar aufbewahrt werden – und zwar elektronisch.

Warum sollte ich E-Mails archivieren?

Die Archivierung von E-Mails bedeutet einen gewissen Aufwand. Doch Unternehmen kommen nicht um ihn herum. Denn die E-Mail-Archivierung ist vorgeschrieben. Das hat vor allem handels- und steuerrechtliche Hintergründe. Doch sollten Unternehmer die Archivierung nicht nur als notwendiges Übel betrachten. Die langfristige Sicherung bietet nämlich auch viele Vorteile. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, aber er gibt einen Überblick über die E-Mail-Archivierung und folgende Fragen:
 
    •    Welche Vorteile bietet mir die E-Mail-Archivierung?
    •    Muss ich als Kleinunternehmer E-Mails archivieren?
    •    Muss ich jede E-Mail archivieren?
    •    Welche E-Mails muss ich archivieren?
    •    Darf ich jede E-Mail archivieren?
    •    In welcher Form muss ich E-Mails archivieren?
    •    Welche Punkte sind bei der Archivierung zu beachten?

 
Darüber hinaus wird als perfekte Lösung für die rechtssichere E-Mail-Archivierung das Benno MailArchiv vorgestellt. Es ist in drei Paketen erhältlich und damit für große Unternehmen sowie für mittelständische Betriebe sowie für Kleinunternehmer geeignet.
 
Die Archivierung von E-Mails hat viele Vorteile. Ein Unternehmen kommt zum einen der geltenden Vorschrift nach, E-Mails über einen vorgeschriebenen Zeitraum zu sichern. Darüber hinaus können E-Mails aber auch als Beweismittel dienen, wenn es zu einem gerichtlichen Verfahren kommen sollte. Zudem bietet die E-Mail-Archivierung viele wirtschaftliche sowie technische Vorteile. Auch darauf geht dieser Artikel ein. Zunächst allerdings sollte zum Verständnis ein Blick auf die rechtlichen Hintergründe geworfen werden.

Kleinunternehmer aufgepasst! 

E-Mail-Archivierung ist nur etwas für große Unternehmen und Konzerne? Das stimmt leider nicht. Jeder Betrieb, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss auch E-Mails rechtssicher archivieren. Rechtliche Grundlage dafür sind das Handelsrecht, die Abgabenordnung und die Verwaltungsvorschrift mit dem komplexen Namen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD).
 
Diese Verwaltungsvorschrift ist seit dem 1. Januar 2015 gültig und hat die sogenannten GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst. Seit der Einführung der GoBD gilt: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails müssen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden.
 
Je nachdem, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, können auch noch weitere Gesetze für die rechtssichere Archivierung von Interesse sein. Dazu zählen beispielsweise:
 
    •    Aktiengesetz (AktG)
    •    Umsatzsteuergesetz (UStG)
    •    Telekommunikationsgesetz  (TKG)
    •    Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
    •    Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)

 
Welche E-Mails müssen archiviert werden? 

Der Mythos, dass jede E-Mail archiviert werden muss, hält sich hartnäckig. Das ist aber nicht der Fall. Es gibt E-Mails, die zwingend aufgehoben werden müssen. Andere dürfen aber bedenkenlos gelöscht werden.  Alle E-Mails, die eine geschäftliche Relevanz haben, müssen über einen bestimmten Zeitraum gesichert werden. Dazu gehören zum Beispiel:
 
    •    Auftragsbestätigungen
    •    Verträge
    •    Rechnungen
    •    Zahlungsbelege
    •    Reklamationen
    •    Aufträge
    •    Auftragsänderungen

 
Darüber hinaus müssen alle E-Mails archiviert werden, deren Inhalt für die Besteuerung des Unternehmens von Belang sein könnte.
 
Nicht aufbewahrt werden müssen E-Mails, die lediglich als Transportmittel dienen, beispielsweise einige Grußzeilen zu einer Rechnung im Anhang. Spam und Newsletter dürfen ebenfalls gelöscht werden.
 

Darf jede E-Mail archiviert werden?

Nein. Es gibt auch E-Mails, die nicht gespeichert werden dürfen. Das sind private E-Mails der Mitarbeiter. Gibt ein Unternehmen frei, dass Mitarbeiter auch private E-Mails empfangen und senden dürfen, wird der Betrieb zum Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Danach ist eine Speicherung der Mitarbeiter-E-Mails ohne deren Einwilligung untersagt.
 
Unternehmen sollten aus diesem Grund darauf achten, dass die privaten E-Mails der Mitarbeiter nicht automatisch mitarchiviert werden. Das kann beispielsweise durch die Einrichtung eines weiteren E-Mail-Kontos, die Nutzung eines Free-Mail-Accounts oder eine genaue Kennzeichnung der E-Mails als „privat“ geschehen.


In welcher Form müssen E-Mails archiviert werden?

Die GoBD legen fest, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder empfangen wurden, auch in dieser Form aufzubewahren sind.
 
Wer also zum Beispiel per E-Mail ein PDF-Dokument erhält, muss dieses in dieser Form archivieren, auch wenn das Dokument beispielsweise ausgedruckt wird. Das Gleiche gilt für E-Mails, die einem Handels- oder Geschäftsbrief gleichkommen sowie Buchungsbelege in elektronischer Form.
 

Wie müssen die E-Mails archiviert werden? 

Wichtig bei der rechtssicheren E-Mail-Archivierung sind besonders folgende Punkte:
 
    1.    Jede E-Mail muss vollständig an das Archivsystem übergeben werden.
    2.    Jede übertragene E-Mail muss mit dem Original übereinstimmen.
    3.    Die Erfassung der E-Mail muss zeitnah erfolgen.
    4.    Die Archivierung muss durch ausreichende Indexstrukturen einer gewissen Ordnung entsprechen.
    5.    Die E-Mail darf nicht verändert werden können (Revisionssicherheit)
    6.    Durch Protokollierungsfunktionen und Verfahrensdokumentation muss die Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein.

 
Wirtschaftliche Vorteile der E-Mail-Archivierung 

Der größte Vorteil für Unternehmen ist der zuverlässige Schutz firmenwichtiger Daten und die Möglichkeit, jede E-Mail im Alltagsgeschäft sehr schnell finden zu können. Das kann Arbeitsabläufe vereinfachen und letztlich Geld sparen.  


Technische Vorteile der E-Mail-Archivierung 

Wer seine E-Mails auf einem eigenen Server speichert, der weiß: Die enorme Datenmenge führt schnell zur Überlastung und verlangsamt das System. Bei der E-Mail-Archivierung außerhalb des eigenen Servers können die Daten aus dem eigenen System gelöscht werden, ohne dass sie komplett verlorengehen. Dennoch kann weiterhin auf sie zugegriffen werden.
 

Das Benno MailArchiv 

Beim Benno-Mail-Archiv handelt es sich um ein System zur E-Mail-Archivierung, das nicht nur GoBD-konform, sondern auch besonders an die Bedürfnisse von Unternehmen angepasst ist: Es ist schlicht, einfach und schnell. Benno MailArchiv zeichnet sich vor allem durch drei Aspekte aus:
 
    1.    Benno MailArchiv verfügt über eine besonders schnelle Suche.
    2.    Benno MailArchiv eignet sich auch für Kleinstunternehmer.
    3.    Benno MailArchiv ist sicher.

 

Schnelle Suche

Wird eine E-Mail gesucht, dann sollte sie auch schnell gefunden werden. Benno MailArchiv spürt die richtige Mail in Sekundenschnelle auf. Auch bei vergleichsweise langsamer Hardware werden E-Mails über die Suche innerhalb weniger Sekunden gefunden. Dafür werden die Mails direkt beim Versand „on the fly“ indexiert. Das bedeutet: Der gesamte Mail-Text und alle weiteren Daten wie Absender, Betreff, Zeitangaben und so weiter werden erfasst. Die Software hinter Benno MailArchiv arbeitet dabei so schnell, dass eine E-Mail bereits wenige Sekunden nach Empfang oder Versand auffindbar ist.
 
Benno MailArchiv kann darüber hinaus alle Anhänge in Gänze erfassen. Die Software unterstützt 1.300 verschiedene Dateiformate und macht auch vor mehrfach „gezipten“ Dateien nicht Halt. So kann eine Mail auch über ein Schlagwort gesucht werden, das in einer angehängten Datei genutzt wurde. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt am besten, welche Vorteile das für den Arbeitsablauf und die Effizienz in einem Unternehmen haben kann:
 
Frau Müller hat vor mehreren Monaten eine PDF zugesandt bekommen, mit der sie nun arbeiten möchte. Da der Versand der E-Mail einige Zeit zurückliegt, kann sich Frau Müller weder an den genauen Tag des Versands noch an Betreff oder Absender erinnern. Nur eines ist ihr noch im Kopf: Es ging um Küchenzeilen. Frau Müller gibt in der Suche von Benno MailArchiv das Wort „Küchenzeile“ ein und wird direkt fündig.
 

Die perfekte Lösung – auch für Kleinstunternehmer 

Auch Kleinunternehmer müssen Ihre E-Mails archivieren. Bei den vergleichsweise geringen Datenmengen lohnt es sich für sie jedoch kaum, an ein Hostingunternehmen zu treten, um ein eigenes Archiv dort einzurichten. Darüber hinaus sträuben sich manche Hoster, Kleinunternehmen zu bedienen. Deshalb gibt es die Benno Cloud.
 
Kleinstunternehmer können ihr Postfach einfach in die Benno Cloud integrieren und ihre E-Mails auf diese Weise archivieren. So kommen sie ihrer Verpflichtung nach, geschäftlich relevante Mails über einen gewissen Zeitraum zu speichern – für kleines Geld.
 
Ein Beispiel: Herr Kühn betreibt ein kleines Restaurant. Seine Lieferanten kennt er seit Jahren. Eine kurze E-Mail an sie genügt, um ein paar Kisten Wein oder einen Schwung neuer Gewürze zu bestellen. Die Rechnung bekommt er von seinen Lieferanten ebenfalls per Mail zugestellt. Herr Kühn ist vor Kurzem mit seinem Postfach in der Benno Cloud umgezogen. Der Vorteil: Ältere Rechnungen und alle anderen Dokumente findet er durch die schnelle Indexierung von Benno MailArchiv schnell wieder. Darüber hinaus sind seine Mails und die daran angehängten Dokumente automatisch rechtssicher gespeichert.
 

Sicherheit bei Benno MailArchiv 

Unternehmen, die ein Mailarchiv nutzen, müssen die Gewissheit haben, dass ihre Daten gut geschützt aufbewahrt werden. Mit Benno MailArchiv bewegen sich Groß- und Kleinstkunden auf der sicheren Seite. Der Serverstandort für die Speicherung der Daten in Benno Cloud liegt ausschließlich in Deutschland. Deutsche Rechenzentren gelten als besonders sicher.
 
Benno MailArchiv kann E-Mails von Haus aus verschlüsselt ablegen. Die Verschlüsselung der E-Mails und ihrer Inhalte sorgt dafür, dass die Informationen für niemanden lesbar und somit vor äußeren Angriffen und unerwünschten Zugriffen geschützt sind. Darüber hinaus sind die Daten der Unternehmen, die Benno Cloud nutzen, getrennt von dem Ort gespeichert, an dem die Software läuft.
 
Weitere Informationen, Hintergründe und Preise zu Benno MailArchiv und Benno Cloud gibt es auf einer separaten Webseite. Link: https://www.benno-mailarchiv.de

 
 

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