Ein Leitfaden für die Praxis

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Jul/18

Die Kopano Groupware, Kopano Clients und Outlook

Mit dem Wechsel von Zarafa zu Kopano erfolgte ein Technologiebruch, der weitreichende Auswirkungen auf der Client-Seite nach sich zieht. Im Folgenden beschreiben wir die Zusammenhänge und zeigen die damit verbundenen Konsequenzen auf.

Management Summary

Der Einsatz von Kopano erzeugt client-seitig neue Möglichkeiten gegenüber Zarafa. Die mit Kopano zur Verfügung stehende Kopano DeskApp bietet sich in ihrer Eigenschaft als Fat-Client-Anwendung quasi als vollwertige Alternative zu Microsoft Outlook an. Aber auch die Nutzung von Outlook als Client ist mit Kopano weiterhin möglich. Auf Grund technologischer Veränderungen ist ein robuster und nachhaltiger Outlook-Einsatz jedoch nur mit Outlook-Versionen ab 2016 (und neuer) möglich. Die bisherige MAPI-basierte Outlook-Anbindung existiert und funktioniert Stand dem Zeitpunkt der Entstehung dieser Information zwar weiterhin. Jedoch birgt die veraltete (und von Kopano nicht mehr unterstützte) MAPI-Anbindung das Risiko, dass ein zukünftiges Windows- oder Office-Update von Microsoft diese Konnektivität durch Veränderungen der MAPI-Schnittstelle einschränkt oder sogar unmöglich macht. In einem solchen Fall wäre die veraltete, MAPI-basierte Verwendung von Kopano mittels Outlook jäh unterbrochen, und das unternehmensweit. Auf Grund der sehr guten Desktop-Integration drängt sich die Nutzung der Kopano DeskApp auf. Soweit dabei Offline-Fuktionalitäten erforderlich sein sollten, können die betroffenen Anwender mit Outlook (2016 oder neuer) in die Kopano-Nutzung integriert werden.

Client-seitige Merkmale von Zarafa

Der Zarafa Server (auch Zarafa Collaboration Platform (ZCP) genannt) bietet client-seitig eine browser-basierte WebApp und die Kompatibilität zu Microsoft Outlook, in dem die bisher in Outlook implementierte MAPI-Schnittstelle verwendet wird. Die Funktionen des Zarafa-Servers können damit komplett mit Outlook verwendet werden. Anders herum formuliert: Anwender, die mit Outlook arbeiten, erleben keinen nennenswerten Unterschied bzgl. des dahinter laufenden Servers (Zarafa oder Microsoft Exchange).

Durch die insbes. durch Microsoft stark forcierte "Cloudifizierung" der IT ergibt sich bei den Produkten aus dem Hause Microsoft ein Technologiebruch: Die bisher in Microsoft Exchange und Outlook verwendete MAPI-Schnittstelle, zu der Zarafa kompatibel ist, wurde zugunsten von Exchange Web Services (EWS) ersetzt, da MAPI als Protokoll zwar im LAN funktioniert, in Weitverkehrsnetzen bzw. dem Internet und in der Cloud jedoch keinen Sinn macht.

Der durch Microsoft ausgelöste Technologiebruch "EWS statt MAPI" wurde von Kopano entsprechend aufgegriffen und mit Konsequenzen in Bezug auf die Outlook-Kompatibilität umgesetzt.

Das langfristige Wegbrechen von MAPI war der Grund für Zarafa, den damaligen MAPI-basierten Softwarestand einzufrieren und den Wechsel zu den neuen Technologien durch die Veränderung des Produkt- und Herstellernamens von Zarafa in Kopano zu vollziehen.

Client-seitige Merkmale von Kopano

Kopano bietet (im Gegensatz zu Zarafa) neben der WebApp auch eine eigenständige DeskApp (also eine Fat-Client Applikation mit erweiterten Eigenschaften) an. Desweiteren widmet sich Kopano weiterhin der Kompatibilität zu Outlook und bietet dementsprechend weiterhin die Anbindung an Outlook an. (Die Erläuterung der näheren Einzelheiten erfolgt weiter unten).

Der Funktionsumfang der Kopano WebApp entspricht im Wesentlichen dem der damaligen Zarafa WebApp, ergänzt um neue Features und Funktionen, die sich im Zuge der Weiterentwicklung des Produkts ergeben haben.

Die neue DeskApp bietet den gleichen Funktionsumfang wie die WebApp an, ist aber als Cient-Anwendung im Gegensatz zur WebApp nativ in den Desktop integriert. Das bedeutet, dass die DeskApp sich ähnlich wie Outlook (oder andere Mail-Clients wie Thunderbird, Apple Mail usw.) nahtlos in den Desktop integriert. Diese Integration ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

  • die DeskApp verfügt (wie z.B. Outlook) über ein eigenes Programm-Icon auf dem Desktop/im Startmenü von Windows

  • die DeskApp ist (genau wie Outlook) ein eigenständig laufendes Programm (nicht einer von vielen Tabs in einem Browser o.ä.)

  • aus Desktopanwendungen wie MS Office kann per "Senden an ..." eine Mail per Kopano DeskApp versendet werden (das Verhalten entspricht hierbei der Funktionalität von Outlook)

  • Mailto-Links werden nativ unterstützt (besser als mit der WebApp)

  • die DeskApp ist für Windows, Mac OS und Linux verfügbar.

Im Gegensatz zu Outlook bietet die DeskApp keine Offline-Funktionalität.

Outlook wird als Client durch Kopano weiterhin unterstützt. Die technische Basis der Kopplung Kopano/Outlook wurde verändert. Nachfolgend gehen wir detailliert darauf ein.

Outlook-Kompatibilität von Kopano

Da MAPI aus technologischen Gründen für Microsoft keine Rolle mehr spielt, hat Microsoft sein Outlook (ab der Version 2013) mit einer neuen Schnittstelle zur Serveranbindung ausgerüstet. Diese neue Technologie wird bereits lange erfolgreich mit Exchange Server eingesetzt: ActiveSync.

Das ActiveSync-Protokoll (im Folgenden kurz "EAS" genannt für "Exchange ActiveSync") dient seit langer Zeit als Protokoll zur Anbindung von Smartphones und Tablets an Exchange Server. Bereits Zarafa war seit langem mit EAS kompatibel. Kopano setzt diese Kompatibilität selbstverständlich fort.

Wurde EAS bisher also dazu benutzt, mobile Endgeräte mit Daten aus dem Exchange- bzw. Zarafa-/Kopano-Server zu synchronisieren, bietet Microsoft Outlook seit der Version 2013 an, Outlook ebenfalls via EAS an Groupware-Server anzubinden. Diese Option verwendet auch Kopano für die Outlook-Anbindung: Um den Kopano Server mit Outlook zu verbinden, bietet sich das EAS Protokoll an, da es von Zarafa/Kopano (wie beschrieben) bereits seit Langem unterstützt wird. In der Praxis sollte diese EAS-basierte Outlook-Anbindung jedoch nur mit Outlook-Versionen ab 2016 (also "Outlook 2016" bzw. neuer) verwendet werden (die EAS-Fähigkeiten von Outlook 2013 sind weniger weit ausgereift, als die von Outlook 2016 ff.).

Seiner Natur nach ist das EAS-Protokoll für die Anbindung mobiler Geräte konzipiert worden. Gegenüber den Möglichkeiten von MAPI gibt es bei EAS funktionale Einschränkungen. Eine Outlook-Anbindung via EAS ist daher ihrer Natur nach weniger MAPI-kompatibel, als eine native MAPI-Anbindung. Kopano hat, um die Kompatibität der EAS-Anbindung gegenüber den Möglichkeiten von MAPI deutlich zu verbessern, die "Kopano Outlook Extension" (kurz "KOE") entwickelt. KOE schöpft die Möglichkeiten von EAS tiefergehend aus. Die Qualität der Outlook-Anbindung kommt der von MAPI daher deutlich näher, als dies mit nativem EAS-Protokoll möglich wäre..

In der sog. "Kopano Groupware features brochure" (Download via https://kopano.com/kopano-whitepapers-company-documents/?lang=de) stellt Kopano sehr detailliert die Funktionalität der WebApp, der DeskApp und der Kopano Outlook Extentension (KOE; also der Outlook-Anbindung) gegenüber. Die Enticklung der KOE geht fortlaufend weiter, so dass der Featureumfang mit der Zeit noch weiter zunehmen wird.

Kopano und MAPI

Outlook kann prinzipiell auch weiterhin über MAPI an den Kopano Server angebunden werden. Hierbei ergeben sich jedoch Nutzungsrisiken im produktiven Betrieb, auf die wir nachstehend eingehen.

Hintergrund: Die MAPI-basierte Outlook-Anbindung ist ein aus Zarafa übernommener Produktteil. Da MAPI (wie beschrieben) langfristig keine Rolle mehr spielt und zusätzlich technische Nutzungsrisiken (siehe weiter unten) auftreten, wurde der Support für die MAPI-Anbindung von Outlook durch Zarafa/Kopano bereits vor längerer Zeit abgekündigt. Mittlerweile ist auch die Restmaintenancezeit dieses Produktteils verstrichen, so dass die MAPI-Konnektivität von Kopano nur noch ohne weiteren Herstellersupport und "as is" zur Verfügung steht.

Nutzungsrisiken von Kopano mit Outlook-Anbindung über MAPI

Der Kopano MAPI-Provider, mit dem sich Outlook via MAPI an Kopano anbinden lässt, steht (wie zuvor beschrieben) nur noch ohne Herstellersupport zur Verfügung. Funktioniert damit etwas nicht oder künftig nicht mehr, gibt es keine Hilfe oder Unterstützung von Kopano dazu.

Auf der anderen Seite gibt Microsoft kontinuierlich Sicherheitsupdates und Patches für Windows, Office und weitere Microsoft-Produkte heraus. Werden diese Patches und Updates bspw. automatisch über Windows Update Server (WSUS) im Unternehmen verteilt, kann dies den plötzlichen Tod der MAPI-Anbindung bedeuten: Solange kein Microsoft-Patch oder -Update dabei ist, dass sich auf die MAPI-Schnittstelle in Outlook auswirkt, sollte die Funktion der MAPI-basierten Outlook-Anbindung auch weiterhin reibungslos funktionieren. Würde ein solcher Patch jedoch (und dies ist bei den Windows- und Office-Patches von außen betrachtet nun einmal nur sehr schwer vorhersehbar) Veränderungen an der MAPI bzw. Veränderungen in Outlook nach sich ziehen, könnte die gesamte MAPI-Anbindung von Kopano an Outlook damit unmittelbar an allen Arbeitsplätzen scheitern. Support oder neue Versionen der MAPI-Unterstützung seitens Kopano gibt es (wie gesagt) nicht mehr.

Die Anbindung von Outlook via MAPI an Kopano funktioniert bisher einwandfrei. Jedoch kann ein einzelner Microsoft-Patch dieses Szenario schnell und unmittelbar zunichte machen. Outlook via MAPI mit Kopano zu betreiben, bedeutet also "Nutzung auf eigenes und volles Risiko".

Wie beschrieben, ist eine stabile und nachhaltige Outlook-Anbindung an Kopano mittels KOE sinnvoll und einfach möglich. Die Funktionalität gegenüber der MAPI-Anbindung ist abweichend. Außerdem sollte mindestens Outlook 2016 eingesetzt werden.

(Die MAPI-basierte Outlook Anbindung an Kopano funktioniert mit allen Outlook-Versionen, mindestens von 2016 bis zurück zu Outlook 2003. Interessanterweise wird Outlook 2003 jedoch bereits seit Langem nicht mehr von neueren Exchange Servern unterstützt. Outlook selbst in einem Microsoft-Umfeld einzusetzen bedeutet also, client-seitig auf lange Sicht zwangsläufig immer wieder Geld in aktuelle Outlook-Versionen investieren zu müssen).

Zusammenfassung zu den Kopano Clients:

  • Die Kopano WebApp ist eine funktional vollumfängliche und unmittelbar nach Serverinstallation zur Verfügung stehende browser-basierte Benutzeroberfläche für Kopano.

  • Die Kopano DeskApp ist funktionsidentisch mit der WebApp, integriert sich aber als Fat-Client-Applikation nahtlos in den Windows-, Mac OS oder Linux-Desktop und bietet maximalen Komfort bei der täglichen Arbeit.

  • Die Kopano Outlook Extension (KOE) integriert Outlook über ActiveSync stabil und nachhaltig mit dem Kopano Server. Funktional gibt es gegenüber der MAPI-basierten Nutzung jedoch Unterschiede.

  • Outlook über MAPI funktioniert auch mit Kopano. Solange kein Microsoft-Update etwas an der MAPI-Schnittstelle von Outlook verändert. Der Einsatz ist für den Produktivbetrieb nicht zu empfehlen, aber funktional ansonsten und bis auf weiteres nutzbar.

 

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