Kaum ein Thema in der IT wird gerne so abgetan wie die E-Mail-Archivierung. Wer sich allerdings nicht darum kümmert, dem droht nicht nur ein Bußgeld. Je nach Art der Verletzung der Archivierungspflicht kann plötzlich auch ein steuerrechtliches Delikt daraus werden und damit eine Straftat. Klingt unrealistisch? Eher nicht, denn Betriebsprüfer fragen immer häufiger nach …
Damit Sie auf der sicheren Seite sind, hat IT-Profi Ansgar Licher, Geschäftsführer bei LWsystems in Bad Iburg, für Sie die 5 größten Irrtümer zusammengefasst, die ihm bei der IT-Beratung und im IT-Support immer wieder begegnen. Er zeigt Ihnen natürlich auch Wege aus dem Irrtum auf.
Eine der wichtigsten Rollen dabei spielt die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Klingt sperrig, ist aber klar in den Vorschriften.
Sehr oft kommt es im Kontext des Themas Mailarchivierung leider zu teilweise krassen Fehleinschätzungen. Die häufigsten und hartnäckigsten sind dabei:
Die DSGVO ist an dem „Archivierungswahn“ schuld.
Ich archiviere alles in Ordnern in meinem E-Mail-Programm. Das reicht.
Wir sind top organisiert, denn wir haben Kopien der E-Mails auf unseren Servern.
Ich habe mir bereits eine Lösung zur Mailarchivierung angeschafft. Ich bin auf der sicheren Seite.
Die Mailarchivierungslösung muss eine Produktzertifizierung haben, sonst ist es nicht rechtskonform.
Ansgar Licher klärt auf.
Übrigens: Wer bei seiner Mailarchivierung digital souverän bleiben und dabei auf die Vorteile von Open Source nicht verzichten möchte, der sollte einen Blick auf Benno MailArchivwerfen. Die Software archiviert revisionssicher und übersichtlich. Sie finden alle E-Mails in Sekundenschnelle. Obendrein können die Anforderungen der GoBD mit Benno MailArchiv einfach umgesetzt werden.
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