Vor- und Nachteile auf einen Blick
Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bringt für viele Unternehmen Umstellungen mit sich – vom neuen Rechnungsformat bis zur Business Software. Da ist es nur logisch, dass Fragen auftreten. Als erfahrene IT-Experten haben wir die Antworten, damit Sie die Neuerung schnell, sicher und korrekt umsetzen können.
Die Zeit der Papierrechnungen läuft aus: Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im innerdeutschen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) Pflicht. Das bedeutet konkret: Wer Rechnungen empfängt, muss sein Unternehmen bereits für eingehende E-Rechnungen fit gemacht haben. Ihre Firma muss sie nicht nur empfangen, sondern auch verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Bis Ende 2026 dürfen (für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze) weiterhin herkömmliche Rechnungen in Papier oder als einfaches PDF verwendet werden. Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von 800.000 € nicht überschreiten, dürfen auch in 2027 noch herkömmliche Rechnungen versenden. Ab 2028 sind dann alle B2B-Umsätze zwingend nur noch per E-Rechnung abrechenbar.
Was sich nach viel Aufwand anhört, soll langfristig auch Vorteile bringen: Bundesweit einheitliche Standards sollen die Rechnungsstellung vereinfachen und Porto sowie Papier sparen. Gleichzeitig kann die automatische Verarbeitung der Rechnung vor Fehlern schützen. Falls Fehler bei der Validierung auftreten, können diese einfacher und schneller als bei einer Papierrechnung korrigiert werden. Zudem gewährleistet die digitale Übertragung eine schnelle und zuverlässige Zustellung. Doch welche Formate stehen dafür zur Verfügung? Und welche Nachteile oder sogar Risiken bringen E-Rechnungen mit?
Diese und weitere wichtige Fragen beantworten wir in unserem FAQ:
ZUGFeRD oder XRechnung: Welches E-Rechnung-Format ist wann zulässig?
Für die E-Rechnung sind die Formate XRechnung oder ZUGFeRD verpflichtend. Letztere kombiniert einen Sichtbeleg (PDF) mit eingebettetem XML-Datensatz in einer einzigen PDF-Datei. Sie ist dadurch für Menschen einfach lesbar (PDF) und gleichzeitig automatisch verarbeitbar (XML) und kann B2B oder an öffentliche Einrichtungen verschickt werden. Die XRechnung dagegen ist ein rein XML-basiertes Format, das für Rechnungen an Behörden in Deutschland entwickelt wurde. Hier existiert kein Sichtbeleg.
Welche Nachteile haben E-Rechnungen?
Je nach Fortschritt der Digitalisierung im Unternehmen, kann es einiges an Aufwand bedeuten, E-Rechnungen und deren Verarbeitung sowie Archivierung zu implementieren (welche Lösungen es dafür gibt, lesen Sie hier). Die Gefahr: Eine fehlerhafte E-Rechnung kann automatisch abgelehnt werden und die Zahlung verzögert sich. Für die IT-Sicherheit bedeutet die Einführung der E-Rechnung zudem neue Risikopotenziale:
- Sensible Daten könnten beim digitalen Versand per E-Mail abgefangen werden.
- Datenbanken oder Software für E-Rechnungen können zum Ziel von Hackern werden.
Können E-Rechnungen für Firmen gefährlich werden?
Experten rechnen damit, dass ab 2025 eine Welle an betrügerischen Fake-Rechnungen losrollen wird, um Unternehmen zu scammen. Die Kombination aus sichtbaren Daten (Sichtbeleg) im PDF sowie den nicht sichtbaren (und nicht ohne Weiteres bildschirmanzeige-fähigen) XML-Daten bei ZuGFeRD-Rechnungen macht es möglich. Ein einfaches Szenario dafür: Die ZuGFeRD-Rechnung weist im sichtbaren Teil (PDF) die übliche deutsche Bankverbindung des Kreditors sowie den Rechnungsbetrag aus. In den unsichtbaren, jedoch verarbeitungsrelevanten Daten steht ein anderer (höherer) Rechnungsbetrag und/oder eine ausländische Bankverbindung. Bemerken die Verarbeitungs-Software oder Mitarbeiter die Unstimmigkeit nicht, wird das Geld an einen Cyberkriminellen transferiert. Es wird also elementar, dass Ihre Rechnungssoftware und die Anwender die Daten besonders gut prüfen. Unsere Empfehlung: Die Open Source-Lösung Quba liest und validiert kostenlos E-Rechnungen.
Müssen E-Rechnungen auch archiviert werden?
Zwingend! E-Rechnungen fallen unter die GoBD und müssen elektronisch sowie revisionssicher archiviert werden. Es reicht nicht, wenn Sie:
- Nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufbewahren.
- Einen Ordner „Archiv“ im E-Mail-Postfach einrichten und die E-Rechnungen dort ablegen.
- Ein Extra-Postfach nur für E-Eingangsrechnungen einrichten.
- Die Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook oder Thunderbird für Ihre E-Rechnungen nutzen.
- Ihre E-Rechnungen mangels geeigneter Archivierungsmöglichkeiten in den Mailboxen z.B. bei T-Online, GMX, web.de & Co. (bzw. IMAP-Postfächern anderer Anbieter) liegen lassen oder ablegen.
Wie kann ich E-Rechnungen (und E-Mails) GoBD-konform archivieren?
Das geht ganz einfach! Beispielsweise mit der Archivierungslösung „Benno Cloud Enterprise“ in der LWsystems Cloud – simpel, sicher und günstig. Die E-Mails Ihrer Mail-/Groupwarelösung (bspw. Microsoft 365/Exchange Online, …) werden dort preisgünstig und sicher archiviert.
Wir bieten auch Mailhosting incl. Archivierung an, falls Sie lieber alles aus einer Hand haben wollen. Und damit Sie sich dabei um nichts kümmern müssen, organisiert LWsystems für Sie den Umzug in die LWsystems Cloud (Serverstandort: Deutschland). Dort angekommen, können Sie mit der Groupware Zimbra zwischen Postfächern beliebiger Größe wählen – von einfachen IMAP-Mailboxen bis zu ganzen Groupware-Postfächern. Das gilt auch, wenn Sie Microsoft Outlook verwenden. Neben Mailarchiv, Mail und Groupwareserver stehen Ihnen in der LWsystems Cloud zahlreiche weitere Open Source-Lösungen zur Verfügung: Von File Sync & Share, Videomeetings oder Online-Office – die IT-Experten von LWsystems schnüren Ihnen ein Rundum-sorglos-Paket nach Ihren Bedürfnissen!
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