Eigene Infrastruktur oder Cloud? Diese 5 Tipps sollten Unternehmen besser kennen

Sie möchten Kosten sparen, weltweit auf Ihre Daten und Anwendungen zugreifen und ein System, das beliebig skalierbar ist? Dann könnte eine Cloud-Lösung genau das richtige für Ihr Unternehmen sein. Aber Vorsicht! Es lauern hierbei auch Gefahren und Risiken, insbesondere bei den Big Tech-Anbietern. Wer nicht genau hinsieht, bleibt im Ernstfall nicht nur im Regen stehen, sondern kann auch sämtliche Daten verlieren. Klingt nach Hysterie? Dann sollten Sie besser das Kleingedruckte lesen und sich mit diesen fünf Empfehlungen des IT-Profis Ansgar Licher beschäftigen, um für sich eine gute Entscheidung zu treffen.

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Fakt ist: Cloud Computing ist auf Wachstumskurs. Das belegt nicht zuletzt der aktuelle Cloud-Monitor 2022 von Bitkom und der Unternehmensberatung KPMG. Die Studie zeigt auch: Immer mehr deutsche Firmen erwägen, ihre Daten in die Public Cloud zu geben. Hauptmotiv sei der Kostenfaktor. Während Anschaffung und Betrieb eigener Server und Software nicht nur teuer ist, ist weltweiter, sicherer Zugriff auf die lokalen Daten nur über VPN und weitere Absicherungen möglich. Und dazu braucht es vor allem geeignete technische Ausstattung.

Im Gegensatz dazu ist der Einstieg in die Cloud meist unkompliziert, kostengünstig und beliebig skalierbar. Klingt nach klarem Punktsieg für die Cloud? „Nicht unbedingt“, sagt Ansgar Licher, Geschäftsführer bei LWsystems in Bad Iburg. „Egal, ob eigene Server oder Cloud: Wenn es um die eigenen Daten geht, sollten vor allem die digitale Souveränität und die Datensicherheit Maßstab aller Dinge sein.“ All jenen, die über einen Ein- oder Umstieg in die Cloud nachdenken, hat er folgende 5 Emfpehlungen.

Server oder Cloud: Darauf kommt es bei der Wahl an

1.

Kosten-Faktor

Klarer Vorteil der Cloud sind die geringen Einstiegskosten. Statt Investitionen für Server, Software und regelmäßige Wartung, schließe ich einen Vertrag ähnlich einem Abo ab und kann meine Daten in die Cloud legen bzw. Anwendungen dort nutzen. Bezahlt wird immer genau die Leistung oder Menge, die in Anspruch genommen wird. Durch das Mietmodell sind die monatlichen Kosten gut planbar.

Allerdings: In der Regel zahlen Kunden für den Umfang der Anwendungen und pro Benutzer. Die Kosten können also schnell in die Höhe schießen, insbesondere dann, wenn man sich von einem Cloud-Anbieter abhängig macht und dadurch dessen Preispolitik ausgeliefert ist.

Empfehlung: Ob die Cloud wirklich die günstigste Lösung ist, sollten Unternehmen vorab sehr genau durchkalkulieren. Nicht vergessen darf man die Aufwendungen, die durch Abhängigkeiten von einem Cloud-Anbieter im Falle eines Wechsels entstehen können. Gibt man die Hoheit über Daten und Anwendungen erst einmal an einen Cloud-Anbieter ab, kann der Weg zu einem anderen Anbieter (oder gar zurück in die eigene Infrastruktur) steinig und damit aufwändig und teuer sein. Diese Risiken durch Abhängigkeiten sind bei Anbietern, die meine digitale Souveränität wahren, bei weitem geringer.

Bei der Implementierung im eigenen Hause behalten Unternehmen zwar die Kontrolle (und die Verantwortung) über die eigenen Anwendungen und Daten. Bis die eigene IT-Infrastruktur steht, kann es jedoch einen Augenblick dauern. Sobald alles installiert ist, muss außerdem in der einen oder anderen Form IT-Support einkalkuliert werden, damit alles reibungslos läuft. Hinzu kommt: Unternehmen brauchen Platz für den oder die Server. Rasch ist eine Klimatisierung erforderlich. Und die Frage, wer kann physisch an den Server herankommen, ist ebenfalls relevant. In der Cloud ist für all das der Cloud-Anbieter zuständig.

Allerdings: Wachsen die Anwendungen und Datenmengen, sollte auch die Leistung des Cloud-Anbieters entsprechend mitwachsen, also skalieren. Passiert dies nicht, oder ist die Bandbreite ausgelastet, kann dies schnell zu Engpässen führen. Dies war nicht zuletzt in der Hochphase der Corona-Pandemie bei bestimmten Anwendungen und Anbietern der Fall. Ein starkes Argument FÜR den eigenen Server im Haus.

Empfehlung: Jedes Unternehmen sollte sich seinen Anbieter sehr genau ansehen. Ein Vertrag über einen oder mehrere Cloud-Dienste ist rasch abgeschlossen. Sitzt dieser „Schuss“ dann aber nicht, kann ein Wechsel zu einem anderen Anbieter schnell zu einem Hürdenlauf mit allerhand Konsequenzen werden. Neben der Frage der Vertragslaufzeit und damit paralleler Kosten stellt sich die Frage der Migration der Daten. Dies kann schnell zu einer kritischen Frage werden und unerwarteten Aufwand produzieren, so dass die gesamte Kalkulation dann nicht mehr passt. Daher ist es für Unternehmen außerordentlich wichtig, auf ihre digitale Souveränität achtzugeben. Nur mit geeigneten Cloud-Anbietern bleiben Unternehmen digital souverän, also in der Lage, rasch zu reagieren und notfalls auch den Anbieter auf einfache Weise zu wechseln.

2.

Implementierung

3.

Anpassbarkeit & Skalierung

Firmeninterne Server sind hinsichtlich ihrer Nutzung einfach anpassbar, wenn Server virtualisiert auf der eigenen Hardware betrieben werden. Je nach Bedarf können Funktionen und Anwendungen hinzugefügt oder entfernt werden. Die eigene Hard- und Software kann je nach Bedarf für zusätzliche Anwendungen genutzt werden.

Allerdings: Steigende Benutzerzahlen und zusätzliche Anwendungen erfordern rasch ein Mitwachsen der eigenen Infrastruktur, in der Regel also Rechenleistung und/oder Speichervolumen. Sind die vorhandenen Ressourcen ausgeschöpft, erfordern solche Erweiterungen der IT unausweichlich zusätzliche Ausgaben für Hardware, Software und Dienstleistungen.

Mehr Speicherplatz oder Rechenleistung stehen bei Cloud-Anbietern demgegenüber rasch und oft sehr flexibel bereit. Nutzerzahlen sind ebenso wie Speicher in der Cloud meist einfach skalierbar, mitunter jedoch zu einem hohen Preis, denn oft steckt der Teufel im Kleingedruckten. Außerdem müssen Setup-Änderungen oder -Erweiterungen mit dem Anbieter koordiniert werden, was im eigenen Hause häufig schneller umgesetzt ist, als extern.

Empfehlung: Die IT eines Unternehmens muss heutzutage in vielerlei Hinsicht flexibel sein. Angeschaffte Hardware hat ihrer Natur nach Grenzen, die durch Zusatzanschaffungen ausgedehnt werden können. Hier ist die Cloud klar im Vorteil. Große Cloud-Anbieter bieten hierbei sehr oft flexible Skalierungsmöglichkeiten an, was bedeutet, dass quantitative Veränderungen einfach umgesetzt werden können. Kleinere Anbieter hingegen sind üblicherweise viel besser in der Lage, auf die spezifischen qualitativen Anforderungen der Kunden einzugehen. Große Namen gehen oft mit großen Erwartungen einher, die in der Praxis nicht immer allen Anforderungen gerecht werden. Gerade wenn es um die digitale Souveränität des eigenen Unternehmens geht, ist die Auswahl des richtigen Anbieters wichtig. Die Angebote der umstrittenen Big Tech-Companies sind hier eher nicht die beste Wahl.

Ohne Frage: Wer die Daten im eigenen Haus sichert, hat volle Kontrolle. Er muss jedoch auch den gesamten Prozess nebst aller Vorgänge und To Dos etc. selbst organisieren und verantwortlich umsetzen. In der Cloud organisiert das mein Anbieter für mich.

Allerdings: Nicht jeder Cloud-Anbieter geht hier wirklich seriös (geschweige denn transparent) vor. Beispiel Microsoft: Das Software-Unternehmen gerät immer wieder in die Kritik aufgrund seiner unzureichenden Sicherheitssysteme. Was die wenigsten wissen: Microsoft 365, wozu etwa beliebte Anwendungen wie Outlook, Teams, OneDrive u.v.m. gehören, bietet keine Datensicherung. Will heißen: Es gibt keinen Schutz vor Datenverlust z.B. durch Verschlüsselung der Daten durch Ransomware oder andere Geschehnisse. Microsoft empfiehlt seinen Nutzern lediglich, „Inhalte und Daten regelmäßig zu sichern, die Sie in den Diensten oder während der Verwendung von Drittanbieter-Apps und -Diensten speichern.“ Auf den Punkt gebracht heißt das, dass der Kunde damit für die Sicherung und den Schutz seiner Informationen und Daten in der Microsoft Cloud selbst verantwortlich ist, nicht aber Microsoft. Wer das nicht weiß und entsprechend Backups seiner Daten in Microsoft 365 nicht selbst erstellt, gerät im Ernstfall schnell in Schwierigkeiten.

Hand aufs Herz: Hätten Sie es gewusst? Oder würde Ihnen so etwas beim Lesen des üblichen „Kleingedruckten“ auch Ihrer Aufmerksamkeit entgehen?

Empfehlung: Die Cloud bietet viele interessante und sinnvolle Funktionalitäten und Möglichkeiten. Unternehmen sollten sich sehr genau überlegen und prüfen, welchen Cloud-Anbieter sie wählen. In jedem Fall sollte es einer mit Serverstandort Deutschland sein (wie z.B. die LWsystems Cloud oder Angebote anderer mittelständischer Provider), um den hohen Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz (DSGVO) auch gerecht zu werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen darüber nachdenken, welche Daten sie lokal speichern und welche in der Cloud bzw. welche Anwendungen sie lokal im eigenen Hause oder in der Cloud betreiben wollen. Diese Frage stellt sich insbesondere bei sensiblen Daten wie Betriebsgeheimnissen, Buchhaltung oder Mitarbeiterdaten. Wichtig ist, dass Unternehmen die Leistungsbeschreibungen und sogenannten Service Level Agreements (SLA) des Anbieters genau prüfen. Wer dies tut, weiß verlässlich, (ob und) wie mit Backups, Verfügbarkeiten, Ausfallzeiten, lokalem Support und vielem mehr umgegangen wird.

4.

Datensicherung & Backup

5.

Verfügbarkeit

Jederzeit weltweit auf meine Daten zugreifen, rasch eine neue Anwendung in Betrieb nehmen: Das sind zwei der wesentlichen Errungenschaft des Cloud Computing und war nie zuvor so einfach. Vieles geht rasch und flexibel. Neues kann ausprobiert werden, ohne zuvor Software zu installieren usw.

Allerdings: Für den Serverzugriff vor Ort im Unternehmen ist im Gegensatz zur Verbindung zur Cloud keine Internetverbindung notwendig. Geringe Bandbreiten zum Internet sind daher irrelevant. Jedoch nur, solange alle Mitarbeiter im Unternehmen sind. Ein Zustand, der in Zeiten von Remote Work und Homeoffice nur noch selten eintritt. Eine stabile und gute Internetverbindung ist dann Pflicht – ganz gleich, ob sich Mitarbeiter via VPN-Zugang auf den lokalen Server schalten oder via Cloud auf Daten und Anwendungen zugreifen.

Empfehlung: Sind Mitarbeiter überwiegend in der Firma und nur selten unterwegs, haben lokale Server sehr viel Charme und bieten ein sehr hohes Maß an digitaler Souveränität. Insbesondere dann, wenn es um datenintensive Dateien (z.B. Videomaterial oder Grafikdateien) geht. In vielen Teilen Deutschlands hinkt der Ausbau des Breitbandnetzes leider immer noch deutlich hinterher. Unternehmen in diesen Bereichen werden es mit Cloud Computing nach wie vor eher schwer haben.

Ist die Internetverbindung hingegen stabil und sind viele Mitarbeiter im Unternehmen häufig nicht vor Ort, ist Cloud Computing eine sehr interessante Lösung.

Auch Fragen der Geschäftsrelevanz können Gründe sein, Teile der IT in die Cloud auszulagern. Ist es für jedes Unternehmen sinnvoll, den Mail- bzw. Groupwareserver selbst zu betreiben? Auch wenn Mail- und Groupware oft sehr kritische Faktoren für den Betrieb von Unternehmen darstellen, sind sie doch (mehr oder weniger) bei vielen Kunden gleich. Es ist ein ideales Szenario für die Auslagerung in die Cloud, da Mail und Groupware für viele Unternehmen ein weitgehend standardisiertes Szenario darstellen. Demgegenüber sind Anwendungen wie Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung usw. häufig sehr individuelle Lösungen, die betriebliche Prozesse gezielt unterstützen. Hier ist viel betriebliches Know-how im Einsatz, was bei Mail und Groupware eher wenig unternehmensspezifisch ist.

Cloud und Server: Wie sinnvoll ist eine Hybrid-Lösung?

Viele Unternehmen entscheiden sich nicht für das eine oder das andere. Sie betreiben eine eigene IT-Infrastruktur im Haus und nutzen parallel die Cloud. Aus einfachem Grund: Viele Anwendungen wie E-Mail und Collaboration Tools führen in der Cloud zu sehr effizienten Arbeitsergebnissen. Außerdem kann ein Backup in der Cloud das Unternehmen vor Datenverlust schützen – etwa bei Ausbruch eines Feuers oder Ausfalls der IT-Systeme im Server-Raum.

Fazit des IT-Experten

Ansgar Licher sagt: „Cloud Computing bietet hervorragende Möglichkeiten für die orts- und geräte-unabhängige Arbeit sowie Kollaboration mit Teams. Was man bedenken sollte: Je nachdem, für welchen Cloud-Anbieter ich mich entscheide, wird meine digitale Abhängigkeit erstmal größer. Etwa dann, wenn ich mich entscheide, alle Anwendungen in die Hand eines Dienstleisters zu geben.

Dies ist zwar verständlich, da komfortabel – und gleichzeitig trägt es dazu bei, dass ich mich im schlimmsten Fall total abhängig mache. Dabei gibt es zahlreiche Anwendungen, die problemlos miteinander kombinierbar und dazu oft noch kostengünstiger sind, etwa von Open Source-Anbietern wie Nextcloud, OnlyOffice, Zimbra, Zulip u.v.m. Für den Kunden bedeutet dies: In der Regel keine funktionalen Einbußen, aber mehr Flexibilität und Freiheit bei der Auswahl des Anbieters, keine Abhängigkeit vom Kostenmodell eines einzigen Dienstleisters und damit mehr digitale Souveränität im Umgang mit meinen Daten.

Darüber hinaus empfehle ich (in Abhängigkeit von den konkreten Anforderungen) oft eine Hybridlösung, also Cloud inkl. lokaler Infrastruktur. Dieses lohnt sich nicht nur für sensible Daten. Ansonsten gilt bzgl. IT-Sicherheit das, was Schriftsteller Joachim Ringelnatz schon lange vor Computer, IT und Cloud wusste: ‚Sicher ist, dass nichts sicher ist. Selbst das nicht.‘“

Wesentliche Pro- & Contra-Argumente
für lokalen Server und Cloud

LOKALER SERVER

PRO

  • Datenhoheit
  • Kein Abo-Zwang
  • Kein Internet erforderlich
  • Physische Kontrolle über Server & Systeme

CONTRA

  • Anschaffungs-, Betriebs- und Instandhaltungskosten
  • Fachpersonal erforderlich
  • Im Ernstfall anfälliger für Datenverlust
  • Benötigt Platz im Unternehmen
  • Hoher Stromverbrauch

CLOUD-ANBIETER

PRO

  • Geringe Einstiegskosten
  • Kosten sind gut planbar
  • Konten und Speicherpläne sind skalierbar
  • Umfang lässt sich leicht erweitern und reduzieren
  • Weltweit 24/7 verfügbar auf allen Devices
  • Kein Fachpersonal für Unterhalt erforderlich
  • Garantierte Verfügbarkeit durch Service Level Agreement (SLA)

CONTRA

  • Hohe Gefahr der kompletten Abhängigkeit
  • Kritische Daten verlassen das Haus
  • Datenwiederherstellung kann aufwändig sein
  • Migrationspfade zu anderen Anbietern oft unklar und problematisch
  • Weniger flexibel bei individueller Anpassung von Systemen
  • Kein Zugriff auf Daten und Anwendungen, wenn die Internetverbindung fehlt

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