Endlich produktiver arbeiten: Mit diesen 7 Tipps klappt’s

Von Ansgar Licher, Geschäftsführer bei LWsystems in Bad Iburg

E-Mail-Flut, News-Ticker, ellenlange Projekt- und To-do-Listen im xls-Format: Behalten Sie da noch den Überblick? Wir nicht. Darum haben wir bei LWsystems umgedacht, neu sortiert und vor allem gemeinsam Vereinbarungen getroffen. Das Ergebnis: 7 Veränderungen, die nicht nur unseren Arbeitsalltag erleichtern, sondern die Produktivität im Unternehmen spürbar steigern. Klingt gut? Dann lesen Sie selbst. Vielleicht ist auch für Sie und Ihr Team etwas dabei. 

Ehrlich gesagt haben wir uns bei unserem kleinen internen Produktivitäts-Projekt weniger von Studien als von „learning by doing“ leiten lassen. Allerdings: Nachdem in unserem und meinem persönlichen Arbeitsalltag spürbar Verbesserungen eingetreten sind, hat uns die Studienlage dann doch interessiert und siehe – vieles, was wir persönlich erleben, ist auch durch Untersuchungen belegt. Also: Wenn Sie uns nicht glauben, dann doch vielleicht der Wissenschaft. So oder so: Viel Spaß beim Ausprobieren und Umsetzen!

1.

Schluss mit internen E-Mails

Haben Sie ständig Ihren E-Mail-Account im Blick? Wie viele Nachrichten davon sind nicht bearbeitet? Und wie viele Abstimmungsdetails zu internen Angelegenheiten finden Sie partout nicht wieder? Genau diese Fragen haben wir uns auch gestellt und beschlossen, den internen Mailverkehr auf null zu setzen. Heißt konkret: Wir verzichten darauf, einander E-Mails zu schreiben (Zero-E-Mail-Strategie). Stattdessen haben wir auf Chat umgestellt. Sie denken jetzt vielleicht: Das verlagert das Problem nur auf einen anderen Kanal, doch so ist es nicht.

Geeignete Chatsysteme bieten den Vorteil, themenbezogene Diskussionen einzurichten und die Teilnehmer klar zu benennen. Alles ist komprimiert an einem Ort, übersichtlich und der Betreff nicht durch die x-te Beantwortung der E-Mail mit Absender „AW: AW: AW: AW:“ zerschossen. Außerdem sind automatisch alle Follower direkt involviert und können am Ball bleiben. So vermeiden wir auch, dass Mails nochmals oder „hinterher“ geschickt werden, denn natürlich hatte bei Sammel-E-Mails immer irgendwer irgendwen in CC vergessen oder aber aus Versehen bereits auf „senden“ gedrückt, bevor alle adressiert waren. Damit ist es nun vorbei und wenn es jetzt um Themen geht, die nur 2 Personen betreffen oder nur einer kurzen Rücksprache bedürfen, greifen wir zum Hörer oder suchen das persönliche Gespräch. Erledigt. Haken dahinter.

Vorteile auf einen Blick

  • Kommunikation in Echtzeit
  • Diskussionen können themenbezogen eingerichtet werden
  • Relevante Diskussionsteilnehmer werden einmal zu Followern und nicht mehr vergessen
  • Der Dialog wird kontinuierlich fortgeschrieben
  • Anhänge und Dateien sind übersichtlich gebündelt
  • Themen und Dokumente sind schnell auffindbar

Insgesamt hat die Umstellung von E-Mail auf Chat unsere interne Kommunikation deutlich komprimiert und vereinfacht. Bekannte Tools am Markt sind etwa Slack oder Teams. Wir nutzen mit Zulip eine Open Source-Anwendung, die hervorragend funktioniert und mit der wir digital souverän bleiben.

Das sagt die Wissenschaft dazu

E-Mails lenken ab, und zwar nachhaltig. Im Schnitt dauert es 15 Minuten, bis man sich nach einer gelesenen E-Mail oder einem Anruf wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kann. Das hat eine Untersuchung bei Microsoft ergeben. Und eine weitere US-Studie von Wissenschaftlern der University of California und der US-Armee belegt, dass der Stresslevel am Arbeitsplatz durch die ständige Unterbrechung von E-Mails deutlich steigt. Wer hingegen zeitweise von seinen E-Mails abgeschnitten war, arbeitete deutlich fokussierter und dadurch auch produktiver.

2.

Den Überblick behalten

Zig Kunden, zig Anfragen, zig Projekte – extern und intern: Es wurde für mich immer schwieriger, alles im Blick zu behalten. Und dann noch die analoge und digitale Zettelwirtschaft: Mal eben hier was notiert, mal eben dort was eingetragen. Seitdem ich jedoch mit einem digitalen Organisations-Tool arbeite, ist mein Arbeitsleben um vieles leichter geworden. Aus einem einfachen Grund: Es dauert wenige Sekunden, die neue Aufgabe aufzusetzen, sie mir oder jemandem anderen zuzuweisen und mit Deadline zu hinterlegen. Unteraufgaben, Anhänge, Dokumente: Alle Aspekte der Arbeit an dem Projekt werden an einem Ort gebündelt und ploppen verlässlich auf – auch die Kommunikation. Komplexität wird reduziert, Multitasking leichter. Alles bleibt übersichtlich.

Ich nutze das Tool auch mit externen Dienstleistern, etwa mit unserem Webdesigner und unserer Kommunikationsberaterin. So lassen sich Aufgaben wunderbar auch in verteilten Teams gut organisieren, zuweisen und der Stand der Dinge stets sekundengenau überblicken. Die Kommunikation ist gebündelt an einem Ort, was zusätzlich den E-Mail-Verkehr reduziert (s. Tipp 1). Nur Personen, die am Projekt mitarbeiten, haben Zugriff. Alle anderen werden nicht behelligt. In der Basis-Version von „Asana“ oder „Trello“ ist all das übrigens gratis nutzbar. Für Freunde von Open Source und Self-hosting gibt es auch hier eine alternative Lösung: WeKan, das einfach per Mausklick auf Univention Systemen installiert werden kann.

Vorteile auf einen Blick

  • Projektmanagement wird flexibler und leichter
  • Alle Aufgaben, Chats und Dokumente thematisch gebündelt an einem Ort
  • Super für verteilte Teams und Kollaboration
  • Einfache Kommunikation mit Kollegen wie externen Dienstleistern
  • Leichter Überblick über To do und Deadlines
  • Transparentes, agiles Arbeiten
  • Für alle mobilen Endgeräte

Das sagt die Wissenschaft dazu

Wer sich mit Hilfe von To do-Listen organisiert, arbeitet fokussierter und reduziert die Angst vor großen Aufgaben: Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der State Universität Florida. Darüber hinaus haben zahlreiche Untersuchungen ergeben, dass To do-Listen dabei helfen können, Stress abzubauen. Dies gilt sowohl für analoge als auch digitale Listen. Bei Teamarbeit seien digitale Lösungen jedoch effizienter als handgeschriebene Zettel, sagte Productivity Coach Linda Wulff etwa der Zeitung „Welt“.

3.

Projekte greifbar machen

Große Projekte mit vielen Beteiligten und langer Laufzeit sind eine Herausforderung für alle – ganz besonders zu Beginn, wenn die Gespräche noch laufen und der Auftrag noch nicht in trockenen Tüchern ist. Zahlen, Daten, Fakten sind schön und gut, aber selten kann ein Kunde wirklich erfassen, welche Dimensionen ein Projekt hat, wie vielschichtig es ist und welcher Zeitplan und welche Manpower realistisch sind. Das ist für den Kunden und für uns als Dienstleister herausfordernd. Bilder sagen dann oft mehr als viele Worte. Durch Visualisierung werden Projekte greifbarer und verständlicher. Auch für uns selbst. Darum arbeiten wir für die Projektplanung, Timings, Kalkulationen u.v.m. bei Großprojekten nun mit einem Projektmanagement-Tool. Open Project hilft uns, Projekte zu strukturieren und nachvollziehbar darzustellen.

Vorteile auf einen Blick

  • Flexibel anpassbar
  • Gute Visualisierung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zielen und Meilensteinen
  • Reduziert Komplexität
  • Erhöht Nachvollziehbarkeit der bevorstehenden Aufgaben und erforderlichen Manpower
  • Bündelt alle Projektinhalte auf einer Plattform
  • Erleichtert Kollaboration und Übersicht
  • Ermöglicht die Einbindung eines Wikis und Roadmaps
  • Dokumentenmanagement
  • Transparentes Aufwand- und Kosten-Reporting

Das sagt die Wissenschaft dazu

Das Research- und Analystenhaus techconsult hat in einer repräsentativen Studie zum „Projektmanagement“ herausgefunden: 42 Prozent der Befragten sagen, dass ihre Projektpläne schneller veraltet als geschrieben sind. Ein Drittel nannte mangelnde Kommunikation als größtes Einfallstor für Missverständnisse und jedes dritte Unternehmen gab an, Auswirkungen und Störungen auf Teilprojekte zu spät zu erkennen, wodurch zusätzlicher Aufwand und Mehrkosten entstehen. Nur etwa 10 Prozent der Unternehmen hat es der Studie nach geschafft, Großprojekte ohne Zeitverzögerung Qualitätsmangel oder Kostenüberschreitung erfolgreich zu Ende zu bringen. Fazit: Der Einsatz digitaler Tools werde künftig wichtiger denn je, um komplexe Projekte übersichtlich zu gestalten und zu steuern.

4.

Business mal Business sein lassen

Wir sind ein kleines mittelständisches Unternehmen in Bad Iburg im Osnabrücker Land. Bei uns kennt jeder jeden und doch verfolgt jeder einen Großteil des Tages seine eigenen Aufgaben und Projekte. Umso wichtiger ist es trotz allem Digitalen und aller Effizienz, zwischendurch innezuhalten und das zu tun, was häufig im Alltagsgeschäft auf der Strecke bleibt – miteinander zu sprechen. Und zwar nicht in einem Meeting, sondern in einer ungezwungenen Frühstücksrunde. Ohne Agenda, ohne beruflichen Themenzwang, einfach so.

Alle zwei Wochen starten wir den Tag mit einer gemeinsamen Morgenrunde und lassen den Themen ihren Lauf. Die Geschäftsführung ist selbstverständlich auch dabei. Wir plaudern zwanglos – von Mensch zu Mensch. Wir nehmen uns Zeit füreinander, hören zu und interessieren uns. Eine Stunde gemeinsames Frühstück am Morgen, die sich auszahlt. Weil wir einander besser kennen und verstehen. Weil wir miteinander lachen. Weil wir mitfühlen. Weil wir einander wertschätzen und auf Augenhöhe sprechen. Die Teilnehmerzahl ist jedes Mal hoch, das Feedback super. Das zeigt mir, dieses gemeinsame Frühstück ist wertvoll. Und ich spüre: Alle gehen danach motiviert an die Arbeit. Business mal Business sein lassen: Was könnte besser sein fürs Geschäft?

Vorteile auf einen Blick

  • Gemeinsames Erleben
  • Persönlicher Austausch
  • Ungezwungener Rahmen
  • Miteinander auf Augenhöhe
  • Verlässlicher Termin im Kalender
  • Wertschätzung und Motivation

Das sagt die Wissenschaft dazu

Nicht nur die Generation Z hat immer höhere Erwartungen an ihre Arbeitgeber in Bezug auf Work-Life-Balance, Remote Work und flachen Hierarchien. Darauf müssen Geschäftsführer sowie Personalmanagement/HR reagieren. Die Studie „The Future Workplace 2021 HR Sentiment“ zeigt auf, dass es für 68 Prozent der Personalverantwortlichen eine hohe Priorität hat, dass Mitarbeiter sich wohlfühlen. Dies bezieht sich sowohl auf die Arbeitskultur als auch die Beziehungen zu den Kollegen. Und eine Studie der britischen Warwick-Universität belegte den Zusammenhang zwischen glücklichen Mitarbeitern und Produktivität. Demnach sind glücklichere Mitarbeiter 12 Prozent produktiver als andere. Weitere Vorteile für Unternehmen: die Mitarbeiter engagieren sich, sind seltener krank, agieren als Botschafter fürs Unternehmen und tragen zum positiven Image des Arbeitgebers bei.

5.

Flexibler arbeiten

„Wer nicht ins Büro kommt, fliegt raus?“ So titelte die Tagesschau im Juni 2022 und bezog sich damit auf Tesla-Gründer und Twitter-Chef Elon Musk, der seine Angestellten unter Druck setzte, damit sie nach der Corona-Pandemie zurück ins Büro kommen. – Kann man machen, aber wenn Sie mich fragen: Das ist Bullshit! Ja, es stimmt: Nicht jeder ist fürs Homeoffice gemacht. Nicht jeder möchte remote arbeiten. Aber andere schon. Daher kommt es für uns als Arbeitgeber nicht auf das eine oder das andere an, sondern darauf, unseren Mitarbeitern die Wahl zu lassen und ihren Bedürfnissen entsprechend selbst zu entscheiden.

Meine Erfahrung ist: Diese Flexibilität hat unser Team noch produktiver gemacht. Weil Kollegen selbstbestimmter arbeiten. Weil digitale Tools die Zusammenarbeit remote erleichtern und selbst die eigene Bürorufnummer ortsunabhängig genutzt werden kann (z.B. via pascom). Weil Mitarbeiter sich weniger beruflichen Zwängen unterordnen müssen (feste Arbeitszeiten, Präsenz, etc.) und dadurch Beruf und Privates besser unter einen Hut bringen können. Weil sie das Vertrauen, das man ihnen schenkt, wertschätzen und nicht missbrauchen. Ob sie in diesem Rahmen nun 40 oder nur 35 Stunden in der Woche arbeiten, ist für uns in der Geschäftsführung nachrangig. Wesentlich ist nur: Übernehmen die Mitarbeiter für ihre Themen und Projekte die Verantwortung? Halten sie sich an Abmachungen (Freiheit innerhalb von Grenzen)? Ist die Leistung gut und achten sie im Sinne der Kollegialität aufeinander? Vertrauen schafft Commitment und das ist so viel mehr wert als „Nine to Five“ und Anwesenheitspflicht.

Vorteile auf einen Blick

  • Großes Verantwortungsbewusstsein bei den Mitarbeitern
  • Hohe Leistungsbereitschaft
  • Wertschätzung für den Arbeitgeber
  • Commitment zur Marke und Dienstleistung
  • Kollegiales Miteinander
  • Zufriedene Mitarbeiter, zufriedene Kunden, optimaler Output

Das sagt die Wissenschaft dazu

Eine aktuelle Erhebung des ADP Research Instituts zeigt: Mehr als sieben von zehn Mitarbeitern in 17 befragten Ländern möchten ihre Arbeitszeit flexibler gestalten. In Deutschland wünscht sich mehr als jeder zweite mehr Flexibilität am Arbeitsplatz. Befragt wurden 33.000 Arbeitnehmer in 17 Ländern. Auch interessant: Mehr als die Hälfte aller Befragten würden zugunsten einer Work-Life-Balance weniger Gehalt akzeptieren.

6.

Sich treu bleiben

Wenn das Miteinander stimmt, das Team gemeinsame Werte teilt und das Unternehmensziel klar ist, dann läuft auch das Business rund. Nach rund zwei Jahrzehnten als Geschäftsführer ist dies meine tiefe Überzeugung. Fast alle unsere Mitarbeiter sind seit vielen Jahren bei uns. Die Fluktuation geht gen null, denn neben der fachlichen Qualifikation ist für uns eine Frage für die Entscheidung, ob jemand eingestellt wird oder nicht, essenziell: Passt die Person menschlich zu uns. Unsere Mitarbeiter schätzen LWsystems für den Zusammenhalt und die Unternehmenskultur. Dieses Wohlfühlklima möchten wir bewahren. Denn genau dieses Wohlfühlklima ist der Garant für hohe Produktivität.

Vorteile auf einen Blick

  • Kollegiales Miteinander
  • Gute Stimmung
  • Positive Unternehmenskultur
  • Hohes Commitment
  • Geringe Fluktuation

Das sagt die Wissenschaft dazu

82 Prozent der Mitarbeiter in Deutschland legen Wert auf einen guten kollegialen Zusammenhalt. Für 81 Prozent ist ein wertschätzender Umgang für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz wichtig. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie zur Jobzufriedenheit der pronova BKK („Digital, dynamisch, dauergestresst? Arbeiten 2020“). Eine weitere Erhebung der Unternehmensberatung EY zeigt: Nur 60 Prozent der Mitarbeiter in Deutschland haben das Gefühl, dass ihre Arbeit im Unternehmen gewürdigt wird. Dabei fördere Wertschätzung nachweislich die Gesundheit, weil sie Vertrauen schafft, motiviert und entspannt. 

7.

Tief durchatmen und entspannen

Zwei bis drei Mal am Tag nehme ich mir Zeit für eine kurze Pause. Kein Bildschirm, kein Handy, sondern bewusst Körper und Geist entspannen. Andere im Team machen es ähnlich und der Erfolg gibt mir recht: Ich fühle mich fitter, konzentrierter und entspannter. Diese Übungen hat mir meine Frau verraten. Als langjährige Yogalehrerin kennt sie sich bestens aus und hat für mich und Sie mehrere Übungen ausgewählt, mit denen auch Sie im Arbeitsalltag entspannter und damit produktiver werden können.

Die Bauchatmung hilft, zu entspannen und Körper und Geist zu revitalisieren. Das Zwerchfell und die Bauchorgane werden dabei sanft massiert.

Stellen Sie die Füße nebeneinander etwa hüftbreit auf den Boden. Lenken Sie nun einige tiefe und bewusste Atemzüge in den Bauchraum und spüren Sie nach.

Fußübungen (sitzend oder stehend) helfen, die Fußmuskulatur zu aktivieren, die Zehen und Fußgelenke werden wieder beweglich, die Füße werden besser durchblutet und sorgen so für ein besseres Wohlbefinden.

a) Bewegen Sie die Fersen einzeln auf und ab
Das regt die Durchblutung an, beugt Krampfadern vor, entspannt über die Fußreflexzonen die Wirbelsäule und wirkt lösend auf Rückenbeschwerden.

b) Bewegen Sie die Fersen gemeinsam auf und ab

c) Die Füße von außen nach innen wiegen
Das entspannt Füße und Hüftgelenke.

d) Knie zur Seite drücken
Das kräftigt die Beinmuskulatur und die Haltemuskulatur der Hüften.

Die Handübungen (sitzend oder stehend) stärken die Arm- und Schultermuskulatur, wirken harmonisierend und beruhigen die Nerven.

Handflächen gegeneinanderdrücken
Die Hände dann langsam einatmend nach oben bringen, so hoch es geht. Atem halten und die Hände stülpen (Handflächen zeigen nach oben). Atem halten. Und beim Ausatmen Handflächen auf einander bringen und Hände senken.

Schultern kreisen lassen (vor und zurück)

Das Kreisen der Schultern löst Verspannungen im Schulter- und Nackenbereich und lockert den Schultergürtel.

Kopf zur Seite neigen – Ohr zur Schulter

Das Neigen des Kopfes dehnt die seitliche Muskulatur des Halses und löste Verspannung im Hals- und Nackenbereich.

Dabei evtl. Augen schließen und eine Hand auf den Bauchnabel legen (beruhigt und stärkt). Beim Einatmen wölbt sich die Bauchdecke und beim Ausatmen senkt sich die Bauchdecke.

Mit jeder Einatmung Licht, Kraft und Positivität (neue Energie) vorstellen und beim Ausatmen alles loslassen. Einige Male wiederholen.

Vorteile auf einen Blick

  • Einfach umzusetzen und im Arbeitsalltag am Schreibtisch integrierbar
  • Schnelle Wirkung
  • Mitarbeiter fühlen sich agiler und fitter
  • Die Konzentrationsfähigkeit steigt
  • Arbeitsfreude und Motivation steigen
  • Weniger Ausfallzeiten bei Mitarbeitern
  • Vorbeugen von körperlicher und geistiger Erschöpfung
  • Mentale Stärke

Das sagt die Wissenschaft dazu

Forscher des National Research Center for the Working Environment in Dänemark haben herausgefunden, dass kurze Bewegungsübungen am Arbeitsplatz Ausfälle bei Mitarbeitern deutlich reduzieren können. Sogenannte Aktive Pausen oder Mini-Workouts beugen demnach Krankheiten vor und stärken die mentale Gesundheit. Ein Team um den Psychologen Dr. Johannes Wendsche bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat rund 130 Studien zur Pausenforschung ausgewertet. Das Ergebnis: Nahezu alle belegen, dass sich Pausen lohnen, sowohl für die Gesundheit, das Befinden, die Motivation und die Leistung.

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