3 Tipps vom IT-Profi
Viele Unternehmen empfinden die GoBD-konforme Mailarchivierung als lästige Pflicht. Dabei können Sie mit etwas Experten-Wissen und der richtigen Software diese Pflicht nicht nur mühelos erfüllen, sondern auch noch davon profitieren und Ihre Geschäftsabläufe verbessern. Wir verraten Ihnen, wie das gelingt.
Jedes Unternehmen in Deutschland ist dazu angehalten, E-Mails so aufzubewahren, dass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. Gleichzeitig muss die Archivierung DSVGO- und GoBD-konform sein.
Mit diesen 3 Tipps holen Sie aus Ihrer Software für Mailarchivierung noch mehr raus und sparen Zeit, Geld und Nerven:
1.
Zeit sparen: Mails in Windeseile finden
User von beispielsweise Outlook oder Mailanbietern wie gmx.de ärgern sich immer wieder: Wenn man nach einem Schlagwort sucht, werden nicht alle E-Mails dazu aufgelistet. Stattdessen muss man oft händisch durch die Mails scrollen. Leichter geht’s mit einer Software wie Benno MailArchiv, denn die indexiert nicht nur nahezu alle Dateiformate im Volltext, sondern bietet als Open Source auch mehr digitale Souveränität.
Die Zeit-Ersparnis: Bei einer Anfrage werden Mails sowie Attachments innerhalb von Sekundenbruchteilen gefunden und chronologisch oder nach Relevanz präsentiert. Das heißt: Nie wieder Zeit beim Suchen von E-Mails vergeuden.
2.
Geld sparen: Geschäftsprozesse optimieren
Eine gute Open Source Software für Mailarchivierung hat eine offene Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) integriert. Benno MailArchiv bietet beispielsweise eine REST-API an. Das bringt zwei wichtige Vorteile: Zum einen muss damit nicht die webbasierte Bedienoberfläche des Produktes verwendet werden. Stattdessen lässt sich deren Funktionalität einfach in unternehmenseigene Anwendungen integrieren, die bei Suchanfragen auf das REST-API zugreifen. Zum anderen kann die Software nicht nur E-Mails, sondern auch zu Geschäftsvorgängen gehörige Dokumente, die an E-Mails angehängt sind, indexieren und archivieren. Das heißt: Über die eigens in die unternehmensspezifische Anwendung integrierte Suchfunktionalität des Mailarchivs lassen sich nicht nur E-Mails suchen, sondern auch alle dazugehörigen Dateien, wenn der Geschäftsvorgang abgefragt wird.
Die Geld-Ersparnis: Teure DMS- und Archivierungslösungen können überflüssig werden, weil sich die Geschäftsprozesse über die in die bestehende Vorgangsbearbeitung nahtlos integrierte Mailsuche preiswerter optimieren lassen.
3.
Nerven sparen: Unübersichtliche Ordner-Strukturen vermeiden
Um den Überblick zu behalten, sortieren viele Benutzer E-Mails in Ordner. Allein das alles zu organisieren (und später darin zu suchen), ist sehr zeitaufwändig. Nicht nur bei größeren Projekten entstehen dann zig Ordner, Unterordner, Unterordner der Unterordner usw. Bei volltext-indexierter Mailarchivierung wird das überflüssig!
Nerven schonen: Die Schlagwortsuche ist so genau, dass oft nur ein Schlagwort oder wenige Schlagworte genügen, um sofort alle dazugehörigen Mails zu finden. Ihr Eingangsordner ist immer aufgeräumt. Gleichzeitig brauchen Sie keine Angst davor zu haben, E-Mails zu löschen oder nie wieder zu finden, denn alle Mails und Dokumente werden durch eine einzige Suchanfrage ruckzuck aufgelistet – egal, wie alt die Mails sind.
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