Urlaubs-Checkliste

Wenn Sie oder der Admin im Urlaub sind, läuft die Datensicherung ganz von selbst, denken Sie? Dann gehen Sie besser auf Nummer sicher. Sonst spielt sich beim Backup schnell eines der typischen Worst-Case-Szenarien wie Systemausfall oder data loss ab. So können Sie Ihre Firma ganz einfach davor schützen – inklusive Urlaubs-Checkliste zum Download.

Treten unerwartet Probleme beim Backup auf oder wird ein Restore nötig, geraten IT-Abläufe und damit Unternehmensprozesse schnell ins Wanken. Denn die Datensicherung kennt keinen Urlaub! Ein typisches Szenario, von dem uns Kunden bei LWsystems immer wieder während der Ferienzeit berichten, ist Folgendes:

Wie führt man eigentlich einen Restore durch?

Im Unternehmen wird festgestellt, dass sich bei der Bearbeitung eines wichtigen Dokuments (beispielsweise: „Vertrag mit Kunde X“) Fehler eingeschlichen haben. Das Ursprungsdokument muss wieder hergestellt werden! Doch der IT-Administrator ist im Urlaub. Und der Stellvertreter weiß nicht, wie er eine Rücksicherung (Restore) durchführt. Ein Zugriff auf die alte Version ist also unmöglich. Zu allem Überfluss ist der Administrator während seines Urlaubs nicht erreichbar. Also muss der Stellvertreter sein Tagesgeschäft ruhen lassen und sich stundenlang das Know-how erarbeiten: Wie kann er die Vertrags-Datei rücksichern? Nur um beim Restore festzustellen, dass die Ursprungsversion nicht mehr vorhanden ist – das Backup wurde bereits überschrieben …

Wer ist für das Backup verantwortlich?

Das klingt wie ein seltenes Worst-Case-Szenario? Leider gehören schwerwiegende Backup-Pannen und Datenverlust (data loss) während der Urlaubszeit zur Regel. „Besonders in den Sommermonaten erreichen uns immer wieder Hilferufe von Unternehmen, weil die IT-Administratoren nicht da sind“, sagt Ansgar Licher, Geschäftsführer von LWsystems. „Ein anderes klassisches Beispiel bei kleineren Firmen ist, dass der Chef das Backup-Medium mit nach Hause nimmt, in den Urlaub fährt und die Mitarbeiter eine ältere Datei brauchen, die sich auf dem Sicherungsmedium befindet. Dann ist ein Restore unmöglich.“

Urlaubsvertretung für den Administrator: Darauf sollten Sie achten

Die jahrelange Erfahrung von LWsystems zeigt, dass eine Hauptfehlerquelle eine fehlende oder lückenhafte Backup-Übergabe zwischen Verantwortlichem und Stellvertreter ist. Im besten Fall wechselt die Urlaubsvertretung zwar meist das Backup-Medium (z.B. USB-Platten oder Bandkassetten) und kontrolliert auch die Protokolle, kann aber oft keine Daten aus dem Backup zurücksichern. Gab es dagegen keine Übergabe oder die Urlaubsvertretung kennt sich mit der Datensicherung nicht aus und wirft auch keinen Blick in die Protokolle, kann:

• das Backup unbemerkt fehlschlagen,
• die Datensicherung nicht geschrieben werden. Die Medien laufen voll, ohne dass es auffällt.

Werden die Medien von der Urlaubsvertretung auch nicht gewechselt, überschreibt das aktuelle Backup unter Umständen die vergangenen Datensicherungen. „Das Unternehmen hat dann meist nur das aktuelle Backup. Ist dieses dann defekt oder nicht rücksicherbar, ist die Katastrophe quasi vorprogrammiert“, weiß Ansgar Licher. Es muss nur ein menschlicher Fehler oder eine unvorhergesehene Störung auftreten und der Betrieb steht unter Umständen still.

Unsere Urlaubs-Checkliste: Das sollten Sie abhaken, bevor der Admin wegfährt

Damit es gar nicht erst so weit kommt, haben die Experten von LWsystems eine Urlaubs-Checkliste für Sie zusammengestellt. So kann Ihr Administrator entspannt eine Auszeit nehmen und Ihre Datensicherung läuft störungsfrei weiter.

Microsoft sammelt sensible Daten

Daten von ein- und ausgehenden E-Mails, Passwörter, Zugangsdaten – all das landet auf den Servern von Microsoft, wenn Sie die Outlook App mit IMAP verwenden. Doch kaum ein Nutzer weiß davon. Und keiner wurde von Microsoft jemals darüber informiert, wie einfach das Big Tech-Unternehmen Ihre Kommunikationsdaten abgreift und was Sie dagegen tun können…

Über welche App rufen Sie oder Ihre Unternehmens-Kollegen Ihre E-Mails auf dem Handy ab? Wenn die Antwortet lautet „die Microsoft Outlook App“, ist das erstmal nicht weiter verwunderlich. Millionen Nutzer verwalten mobil ihre E-Mails mit dem Klassiker. Allerdings entsteht dabei ein sehr großes Datenproblem. Und das betrifft jeden, der die Outlook App für iOS und Android für normale IMAP-Postfächer nutzt, wie sie jeder Hoster anbietet.

Eine Untersuchung legt die Praxis der Microsoft Outlook App offen

Ein Beispiel: Sie steuern über die Microsoft Outlook App die E-Mails von Ihrem GMX-Mail-Account an. Ab dieser Sekunde sind Ihre sensiblen Kommunikationsdaten nicht mehr sicher. Denn die App speichert die Zugangsdaten der Nutzer inklusive Passwörter im Klartext auf Microsoft-Servern und analysiert ein- sowie ausgehende E-Mails, wie eine Untersuchung zeigt. Wird die App für einen beliebigen IMAP Mail Account angewendet, verbindet sie sich nicht direkt mit dessen Server, sondern mit Microsoft-Servern. Das gilt sowohl für iOS als auch für Android.

Die Outlook App steuert trotz IMAP die eigenen Server an

Normalerweise sollte sich die Outlook App direkt mit dem Server des IMAP Mail Accounts verbinden und darüber hinaus keine weiteren Verbindungen aufbauen. Auch sollten keine Datenabflüsse stattfinden. Geschieht dies doch, muss der Nutzer über den Vorgang und seine Risiken informiert werden. All das ist bei der mobilen Version von Microsoft Outlook nicht der Fall! Im Gegenteil: Laut der Untersuchung scheint jede Kommunikation zwischen App und IMAP stets über die Server von Microsoft zu laufen. Selbst wenn die Microsoft Outlook App vom Smartphone gelöscht wird, meldet sich der Microsoft-Server weiterhin permanent am E-Mail-Server an.

Der Nutzer weiß nichts von den Vorgängen der App

Das bedeutet für User von Microsoft Outlook App und IMAP-Postfach: Microsoft verarbeitet alle ein- und ausgehenden E-Mails auf eigenen Servern und speichert die Zugangsdaten zu dem jeweiligen E-Mail-Konto (einschließlich des Passworts) im Klartext auf ihren Servern. Der Big Player erhält dadurch umfangreichen Einblick in Inhalts- und alle Metadaten. „Microsoft wird das komplette Kommunikationsverhalten der betroffenen Personen oder sogar eines ganzen Unternehmens auf dem Silbertablett serviert“, sagt Ansgar Licher, Geschäftsführer LWsystems. Das Perfide daran: Die Nutzer bekommt davon nichts mit und eine informierende Einwilligung gibt es nicht.

So schützen Sie Ihre Daten vor den Krakenarmen von Microsoft

Doch was kann man gegen das Abfischen der Daten von Microsoft tun? „Ich rate allen Usern dringend, die Outlook App zu löschen. Insbesondere für IMAP-Postfächer reicht die Standard-App des Smartphones aus“, empfiehlt Ansgar Licher. „Außerdem sollten nach dem Löschen der App sofort die Passwörter der IMAP-Postfächer, die in der App verwendet wurden, geändert werden. Sonst hört der Datenabfluss offenbar nicht auf!“ Oder man wechselt zu einer Open Source-Alternative wie Zimbra und wird digital souverän gegenüber dem Hyperscaler Microsoft 365/Exchange Online und anderen. Als Software as a Service (SaaS) gibt es Zimbra vom kleinen IMAP-Postfach bis hin zur vollwertigen Groupware-Lösung – inklusive Service der LWsystems-Experten.